Le partage de candidat

Le partage de candidat vous permet d'envoyer par email un ou plusieurs profils à un contact client ou à un collaborateur. L'email présente la liste des candidats choisis et peut contenir leurs documents en pièce jointe (CV, CV au format de votre société…).

• Pour donner à un client un accès en ligne aux candidats d'un job, plutôt qu'un email, voir Portail de partage des candidats.


• Pour présenter des candidats à de nombreux contacts en un seul envoi, voir Push Candidats et Push Jobs.

Ouvrir la fenêtre de partage

Depuis la fiche d'un candidat

Dans l'onglet Résumé, cliquez sur l'icône flèche Partager le Candidat de la barre d'outils.

Depuis un job

1. Ouvrez le job et choisissez l'affichage Colonnes.


2. Cliquez sur l'étape voulue, puis cochez les candidats à partager.


3. Ouvrez le menu Actions de l'étape et cliquez sur Partager.

Dans l'affichage Tuiles, le même menu apparaît en tête de chaque étape dès que vous avez coché des candidats.

Depuis la liste des candidats

Dans Tous les Candidats, cochez les candidats, puis cliquez sur Actions > Partager.

Rédiger l'email

La fenêtre Partager le Candidat s'ouvre avec un email prêt à envoyer.

1. Template d'email : le modèle Partage externe de candidats est proposé par défaut. Vous pouvez en choisir un autre dans la liste, qui regroupe vos modèles par Candidat et par Job : le sujet et le corps se remplissent à nouveau.


2. Destinataire : tapez le nom d'un contact ou d'un collaborateur et choisissez-le dans la liste. Les liens Cc et Cci permettent d'ajouter des personnes en copie. Si vous disposez de plusieurs boîtes d'envoi, une liste supplémentaire vous permet de choisir celle qui envoie l'email.


3. Sujet et corps : le corps contient le tableau des candidats partagés, avec leur nom et leur dernière note. Vous pouvez modifier le texte librement.


4. Pièces jointes : le bouton trombone, sous le corps du message, permet d'ajouter vos propres fichiers.

Quand vous partagez depuis un job, le sujet reprend l'intitulé du job. Si le réglage correspondant est activé (voir plus bas), le contact principal du job est déjà renseigné comme destinataire et ses contacts secondaires sont mis en copie.

Joindre des documents (facultatif)

Le bloc Sélectionnez les documents à partager (facultatif) ajoute des fichiers à l'email pour chaque candidat partagé :

• Documents : les types de documents à joindre (par exemple le CV). Pour chaque candidat, Nicoka joint le document le plus récent de chaque type choisi. Pensez donc à bien indiquer le type des documents que vous ajoutez sur la fiche des candidats.


• Templates (PDF,DOCX) : un document généré pour chaque candidat à partir de vos modèles, par exemple un CV au format de votre société.


• Je souhaite : le nom des fichiers joints. Vous pouvez Conserver le nom des fichiers d'origine, Renommer les fichiers en suffixant par le prénom et le nom, Renommer les fichiers en suffixant avec le prénom uniquement ou Renommer les fichiers en suffixant avec l'identifiant unique du Candidat.

Les documents et modèles cochés à l'ouverture viennent du paramétrage. Nicoka retient ensuite vos derniers choix pour vos prochains partages.

Si un candidat n'a pas de document du type choisi, Nicoka vous l'indique au moment de l'envoi (« Les candidats suivants n'ont pas de… »). Vous pouvez alors confirmer : l'email part avec les documents disponibles.

Envoyer

• Tester : vous envoie l'email, à votre propre adresse, pour vérifier son rendu avant l'envoi réel.


• Envoyer : envoie l'email aux destinataires.


• Envoyer en différé… : la flèche à côté du bouton Envoyer permet de programmer l'envoi à une date et une heure choisies.

Le partage est tracé dans la chronologie de chaque candidat partagé. Si le destinataire est un contact, l'email est aussi enregistré dans son historique et les candidats s'ajoutent à ses candidats proposés.

Le paramétrage du partage

Les réglages du partage sont réservés aux administrateurs :

1. Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Modules.


2. Sur la carte ATS, cliquez sur Paramétrage, puis sur Points de paramétrage.


3. Dépliez la section Paramétrage du partage.

• Partage externe de candidats (Courriel) : le modèle d'email proposé à l'ouverture de la fenêtre Partager le Candidat.


• Partage de candidat (Courriel) : un second modèle d'email de partage.


• Avec le lien vers le candidat dans le mail de partage : dans le tableau des candidats de l'email, le nom de chaque candidat devient un lien vers sa fiche dans Nicoka. À réserver aux destinataires qui ont un accès à Nicoka.


• Pré-remplir le destinataire avec le contact principal lors du partage d'un candidat depuis un poste : quand vous partagez depuis un job, son contact principal est proposé comme destinataire et ses contacts secondaires sont mis en copie.


• Push de candidats (Courriel) : le modèle utilisé pour le push de candidats (voir Push Candidats et Push Jobs).


• Types de documents non partageables : les types de documents qui ne sont pas proposés parmi les documents existants à joindre, quand vous écrivez un email ou une invitation depuis la fiche d'un candidat. Utile pour éviter d'envoyer par erreur un document confidentiel.

Les documents et modèles cochés par défaut dans la fenêtre de partage se règlent dans la section Portail de partage des candidats, avec Partage type de documents et Partage modèle de PDF.

Pour adapter le texte des emails de partage, modifiez les modèles concernés : voir Gérer les templates Email.

Partager une étape du recrutement avec un client

Pour qu'un client ou un manager consulte en ligne les candidats d'un job, les commente, les valide ou les refuse selon le rôle que vous lui donnez, utilisez le portail de partage : voir Portail de partage des candidats. Ses réglages (email de notification, champs et documents partagés, motifs de refus exclus…) se trouvent dans la section Portail de partage des candidats des points de paramétrage.