Mettre à jour le processus de recrutement dans Nicoka

Le processus de recrutement définit les étapes par lesquelles passent les candidats d'un job : les colonnes de la page du job, les emails envoyés au candidat, les changements de statut automatiques et les statistiques de vos rapports. Vous pouvez adapter le processus fourni par Nicoka et en créer autant que nécessaire. Cet article décrit la fiche d'un processus, puis passe en revue tous les réglages d'une étape et ce qu'ils changent concrètement pour le recruteur.

Le processus Standard

Par défaut, Nicoka propose un processus Standard de six étapes :

1. Sourcé (type Sourcing) : les candidats que vous repérez et ajoutez au job ;


2. Contacté (Tél.) (type Screening Téléphonique) : le premier échange téléphonique ;


3. Sélectionné (type Sélection) : les profils retenus après étude du dossier ;


4. Entretien (type Entretien) ;


5. Proposition (type Proposition) : l'offre faite au candidat ;


6. Retenu (type Embauche) : le candidat a accepté l'offre.

Ce processus n'a pas d'étape de type Réception des candidatures : les candidatures reçues arrivent donc sur sa première étape, Sourcé, au milieu des candidats que vous avez sourcés. L'exemple plus bas montre comment ajouter une étape dédiée.

Suivre les candidats d'un job

Sur la page d'un job, chaque étape du processus est une colonne qui affiche le nombre de candidats. Dans la vue Colonnes, l'onglet Qualifiés d'une étape liste les candidats en cours et l'onglet Disqualifiés ceux qui ont été écartés à cette étape. La vue Tuiles présente les mêmes étapes côte à côte, avec une tuile par candidat que vous faites glisser d'une étape à l'autre. Vous faites avancer un candidat vers l'étape suivante ou vous le disqualifiez à l'étape où il se trouve.

Ouvrir les processus

1. Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Modules.


2. Sur la carte ATS, cliquez sur Paramétrage.

3. Dans le menu de gauche, dépliez la rubrique Jobs, puis cliquez sur Processus.

La liste affiche vos processus, avec leur nombre d'étapes (étapes inactives comprises). Le processus coché dans Défaut ? est proposé par défaut à la création d'un job.

Avoir plusieurs processus

Vous pouvez créer autant de processus que vous en avez besoin, par exemple un pour les cadres, un pour les stages et l'alternance, un pour le recrutement interne. À la création d'un job, vous choisissez le processus qu'il suivra.

1. Dans la liste des processus, cliquez sur Créer un nouveau processus.


2. Saisissez son Libellé, puis enregistrez.


3. Cliquez sur son nom dans la liste pour ouvrir sa fiche et lui ajouter des étapes.

La fiche d'un processus

Cliquez sur le nom d'un processus pour ouvrir sa fiche. En haut, cinq onglets règlent le processus lui-même (voir la section suivante). Sous les onglets, le bloc Etapes liste les étapes dans leur ordre, avec leur Type d'étape, leur couleur et un résumé de leurs principaux réglages : visibilité dans les portails, statut appliqué, motif de disqualification par défaut, formulaire d'évaluation, notification du candidat, séquence déclenchée.

• Ajouter une étape : cliquez sur Créer une nouvelle etape. La nouvelle étape se place à la fin du processus.


• Modifier une étape : cliquez sur l'icône crayon de la colonne MàJ.


• Changer l'ordre : faites glisser l'étape en la tenant par l'icône à trois traits horizontaux.


• Supprimer une étape : cliquez sur l'icône corbeille de la colonne Sup.. Si des candidats s'y trouvent encore, Nicoka vous indique leur nombre et vous prévient qu'ils seront retirés.

Les onglets de la fiche

Données d'en-tête : le Libellé du processus, la case Défaut ? (processus proposé à la création d'un job) et Compte obligatoire, qui impose de rattacher les jobs de ce processus à un compte (Un compte est obligatoire) ou à un compte autre qu'un prospect (Un compte autre qu'un prospect est obligatoire). Afficher le nombre de total de qualifiés ajoute, sur chaque colonne de la page du job, le total des candidats qualifiés à côté du nombre de candidats en cours.

Paramétrage des Champs : les Champs de création listent les champs du formulaire de création d'un job qui utilise ce processus, avec pour chacun Masquer le champ ou Rendre obligatoire le champ. Pratique pour alléger le formulaire d'un processus de recrutement interne, ou pour exiger le compte et le salaire sur un processus client.

Portail de partage des candidats : Restreindre les notes au Job actuel fait que seules les notes saisies depuis ce job sont visibles par les personnes avec qui vous partagez les candidats, et non les notes prises sur d'autres jobs. Le portail lui-même est décrit dans Portail de partage des candidats.

Facturation : cochez Facturable pour les processus dont les placements donnent lieu à une facture, puis indiquez le Taux des Honoraires appliqué par défaut et le Produit proposé sur les commandes et factures créées depuis un job de ce processus. Voir Création et envoi d'une facture.

Validation des candidats : ce que Nicoka demande quand vous cliquez sur Valider le candidat à l'étape de type Embauche. Statut de validation est le statut appliqué au candidat validé ; Formulaire de validation ajoute un questionnaire à remplir dans la fenêtre de validation ; Créer automatiquement un contact lors de l'embauche d'un candidat demande le compte et le type de contact à créer dans le CRM ; les Champs de validation (Date d'embauche, Type de Contrat, Salaire, Date de fin de contrat, Date signature, Fin de période d'essai) sont saisis à ce moment-là, en cochant Obligatoire pour ceux qui ne peuvent pas rester vides.

Régler une étape : les réglages généraux

La fenêtre Modifier Etape s'ouvre à la création comme à la modification. Seuls le Libellé et le Type d'étape sont obligatoires ; les autres réglages sont rangés en sections dépliables, décrites une à une ci-dessous. Pour tout réglage laissé vide, l'étape ne fait rien de particulier : le candidat change simplement de colonne.

• Libellé : le nom de la colonne sur la page du job. Il est libre.


• Type d'étape : le rôle de l'étape pour Nicoka (voir Les types d'étapes).


• Icon, Couleur et Couleur (police) : l'icône et les couleurs de l'en-tête de la colonne, dans les vues Colonnes et Tuiles. Utile pour distinguer d'un coup d'œil les étapes de tri, d'entretien et de clôture.


• Actif : décochez-la pour retirer l'étape du job sans la supprimer. Une étape inactive n'apparaît plus dans les colonnes ni dans les fenêtres de passage d'étape.

Section Candidat

Ces réglages agissent sur la fiche du candidat, pas seulement sur sa candidature.

• Modifier le statut du candidat : le statut appliqué au candidat quand il arrive dans l'étape, qu'il y soit déplacé à la main ou qu'il y arrive par une candidature. Exemple : Nouveau sur l'étape de réception des candidatures, Actif dès le premier échange. Le point de paramétrage Statuts exclus lors du déplacement sur une étape (Points de paramétrage de l'ATS) permet de protéger certains statuts : un candidat qui les porte garde son statut.


• Modifier le statut du candidat après disqualification : le statut appliqué s'il est disqualifié à cette étape, par exemple Inactif.


• Modifier le type du candidat : proposé seulement quand votre compte utilise plusieurs types de candidats (par exemple Standard et Freelance) ; le candidat prend ce type en arrivant dans l'étape.


• Visible dans le portail candidat : le candidat qui atteint cette étape voit le job, et son avancement, dans son espace candidat. Décochée, la candidature reste invisible pour lui.

Section Candidature : l'action au passage d'étape

Action au passage d'étape décide de ce qui se passe quand un recruteur déplace un candidat vers cette étape :

• Aucune action : le candidat change de colonne sans fenêtre (sauf si une notification manuelle est réglée plus bas).


• Compléter les informations de la candidature : une fenêtre demande au recruteur de saisir les Champs à compléter que vous listez ici (Ajouter une ligne) : Date d'entretien, Date d'entretien manager, Date d'entretien client, Autre date d'entretien, Type de Contrat, Salaire, TJM, Montant des honoraires, Taux des Honoraires, Etat d'esprit et Commentaires. Cochez Obligatoire pour bloquer le passage tant que le champ est vide. Les valeurs sont enregistrées sur la candidature. Avec cette action, la fenêtre ne propose pas d'envoyer un message au candidat : pour le prévenir à cette étape, choisissez un email automatique (voir ci-dessous).


• Effectuer une évaluation : au lieu de la fenêtre de passage, Nicoka ouvre le Formulaire d'évaluation choisi ici, et le candidat change d'étape quand l'évaluation est enregistrée. Le formulaire est un questionnaire de type Evaluation (voir Créer et gérer les questionnaires Candidat) ; la liste n'apparaît que si vous en avez créé un. L'évaluation se remplit candidat par candidat.

Section Candidature : notifier le candidat

Notifier le candidat règle le message envoyé au candidat quand il entre dans l'étape :

• Avec email manuel ou Avec SMS manuel : la fenêtre de passage d'étape propose le message, pré-rempli avec le Template d'email choisi ici, et le recruteur décide de l'envoyer ou non, après l'avoir relu ou modifié. Les SMS demandent un service SMS configuré sur votre compte.


• Avec email automatique ou Avec SMS automatique : le message part sans intervention et sans fenêtre, dès que le candidat entre dans l'étape, quel que soit le chemin (déplacement, ajout au job, candidature reçue). Un email automatique exige un Template d'email et une Boite Mail d'envoi ; Nicoka refuse d'enregistrer l'étape sans eux.


• Notifier fixe le moment de l'envoi : Immédiatement, Aujourd'hui, Demain, Dans 2 jours ou Dans 5 jours. Ce moment est proposé par défaut dans la fenêtre d'un envoi manuel, où le recruteur peut le changer.


• Canaux de notification autorisés et Modèle de messagerie : proposés quand une messagerie (WhatsApp, LinkedIn…) est connectée à votre compte. Ils ajoutent ces canaux au choix du recruteur dans la fenêtre de passage d'étape, sans retirer l'email. Voir Discutez avec vos candidats sur WhatsApp.

Pour l'accusé de réception envoyé à la réception d'une candidature, voir Envoyer un mail d'accusé de réception à un candidat : il n'est pas envoyé si la première étape du processus déclenche déjà son propre email automatique.

Section Candidature : déclencher une séquence

Déclencher la séquence démarre automatiquement la séquence de candidats choisie quand un candidat entre dans l'étape, par quelque chemin que ce soit. Un candidat déjà engagé dans une séquence n'est pas inscrit une seconde fois. Le champ n'apparaît que si votre compte possède au moins une séquence de candidats. Ce réglage est indépendant de la notification ci-dessus : une étape peut envoyer un email automatique et démarrer une séquence.

Section Afficher dans l'agenda

Cette section reporte dans un agenda l'entretien saisi à cette étape.

• Date d'entretien à publier : laquelle des dates d'entretien de la candidature (Date d'entretien, Date d'entretien manager, Date d'entretien client, Autre date d'entretien) est reportée. Pour qu'elle soit remplie au bon moment, demandez-la dans les Champs à compléter de la même étape ; une date saisie à une étape précédente convient aussi.


• Type d'évènement : le type d'évènement de l'agenda, par exemple Entretien candidat. Un type réglé sur « Disponible » affiche l'entretien sans occuper le créneau.

Au passage du candidat, l'évènement est créé dans l'agenda de la personne qui fait passer l'étape, avec le type, l'étape et le nom du candidat. Une candidature ne porte qu'un évènement d'entretien : une étape suivante qui publie une autre date déplace ce même évènement au lieu d'en ajouter un. Laissez les deux champs vides pour ne rien publier.

Section Disqualifier

Ces réglages préparent la fenêtre Disqualifier ouverte depuis cette étape.

• Motif de disqualification par défaut : le motif présélectionné dans la fenêtre.


• Motifs de disqualification proposés : limite la liste des motifs à ceux qui ont un sens à cette étape, par exemple Salaire ou Niveau d'experience après un entretien. Laissez vide pour proposer tous les motifs actifs. Voir Ajouter un motif de disqualification.


• Stratégie de notification (Avec email manuel), Notifier et Modèle d'email de disqualification : la fenêtre propose alors Envoyer un courriel de refus, pré-rempli avec ce modèle et ce moment d'envoi, que le recruteur peut décocher. Si le motif choisi possède son propre modèle d'email, c'est lui qui est proposé. Voir Programmer l'envoi du mail de retour négatif.

Section Portail Manager/Client

Ces réglages concernent le portail de partage, où des managers ou des clients sans accès à Nicoka donnent leur avis sur les candidats (voir Portail de partage des candidats).

• Visible dans le portail de partage externe : les candidats de cette étape peuvent être partagés. Vous pouvez aussi cocher directement la colonne du même nom dans la liste des étapes.


• Libellé affiché sur le portail : un nom plus parlant pour vos interlocuteurs, par exemple « Entretien » à la place de « Entretien RH ». Vide, le libellé de l'étape est affiché.


• Masquer le bouton Valider et Masquer le bouton Disqualifier : retirent ces boutons du portail pour cette étape, quand vous voulez seulement recueillir des commentaires.

Section Notifications

Cette section prévient en interne quand un candidat arrive dans l'étape. Cliquez sur Ajouter une action, puis choisissez le type d'action (Notifier pour une notification Nicoka, Envoyer un email pour un email), les destinataires (un rôle sur le job, par exemple Role : Propriétaire, ou Assigné à) et le modèle à utiliser. Vous pouvez ajouter plusieurs actions.

Ce que voit le recruteur au passage d'étape

Selon les réglages de l'étape cible, déplacer un candidat ouvre ou non une fenêtre. Les exemples ci-dessous sont pris sur un processus de démonstration.

Étape avec champs à compléter : la fenêtre Déplacer vers demande les champs listés, les champs obligatoires étant marqués d'un astérisque. Le bouton du bas confirme le déplacement.

Étape avec entretien à publier : la date d'entretien demandée dans la fenêtre est reportée, après le déplacement, dans l'agenda du recruteur.

Étape avec évaluation : la fenêtre Ajouter une Evaluation à suivi du nom du candidat remplace la fenêtre de passage. Le recruteur indique qui a effectué l'évaluation et à quelle date, note chaque question, puis clique sur le bouton qui porte le nom de l'étape pour enregistrer l'évaluation et déplacer le candidat.

Étape avec email manuel : la fenêtre propose Envoyer un courriel déjà coché, le moment d'envoi, le Template d'email de l'étape, puis l'objet et le corps du message, que le recruteur peut modifier avant d'envoyer. Il peut aussi joindre des documents (Attacher des documents existants) et prévoir une Action suivante.

Les informations affichées sur les tuiles

Dans la vue Tuiles de la page d'un job, chaque tuile affiche le nom du candidat, sa note, la date d'ajout et celle de la dernière mise à jour. Vous pouvez y ajouter jusqu'à quatre informations de la fiche candidat, par exemple sa Fonction et sa Société actuelles, sa ville ou sa provenance.

1. Ouvrez Paramétrage > Modules, puis Paramétrage sur la carte ATS : l'écran Points de paramétrage s'ouvre.


2. Dépliez la section Pipeline, vers le bas de la page.


3. Sous Champs affichés sur les tuiles candidats du pipeline, cliquez sur Ajouter une ligne et choisissez un champ. L'ordre des lignes est l'ordre d'affichage ; faites-les glisser pour le changer.


4. Cliquez sur Sauvegarder.

Seuls les champs de la fiche candidat sont proposés. Les informations saisies au passage d'étape (date d'entretien, salaire, type de contrat…) appartiennent à la candidature : elles sont enregistrées sur celle-ci et consultables depuis la fiche du candidat, mais ne s'affichent pas sur la tuile.

Exemple : séparer les nouvelles candidatures

Pour que les candidatures reçues ne se mélangent pas aux candidats sourcés, ajoutez une étape de réception en tête du processus :

1. Ouvrez la fiche du processus et cliquez sur Créer une nouvelle etape.


2. Saisissez un Libellé, par exemple « Nouvelles candidatures », et choisissez le Type d'étape Réception des candidatures.


3. Si vous le souhaitez, choisissez Nouveau dans Modifier le statut du candidat.


4. Enregistrez, puis faites glisser l'étape en première position.

Les candidatures qui arrivent des jobboards, de votre site carrière ou par email se placent désormais dans cette étape.

Les types d'étapes

Le libellé d'une étape est libre ; son Type d'étape indique à Nicoka le rôle de l'étape. Il déclenche certains automatismes et sert à classer l'étape dans les compteurs du job et dans les rapports (nombre de candidats sélectionnés, reçus en entretien, ayant reçu une proposition…). Onze types sont disponibles :

• Réception des candidatures : l'étape où arrivent les nouvelles candidatures (jobboards, site carrière, email). Sans étape de ce type, elles arrivent sur la première étape du processus.


• Sourcing : l'étape où arrivent par défaut les candidats que vous ajoutez vous-même au job, depuis la base de candidats ou par import de CV. Sans étape de ce type, ils arrivent sur la première étape du processus.


• Sélection : l'étude des dossiers et la présélection.


• Screening Téléphonique : le premier échange avec le candidat, souvent par téléphone.


• Testing : les tests techniques ou de personnalité.


• Relance : les candidats à relancer.


• Entretien, Entretien avec un manager et Entretien avec le client : les entretiens, comptés comme tels dans les rapports.


• Proposition : l'offre faite au candidat.


• Embauche : le candidat a accepté l'offre. À cette étape, le bouton Valider le candidat permet d'enregistrer l'embauche, avec les informations demandées dans l'onglet Validation des candidats du processus. Si vous fermez un job alors que des candidats de cette étape ne sont pas validés, Nicoka vous prévient.

Un processus ne peut avoir qu'une seule étape active de type Sourcing et une seule de type Réception des candidatures, car Nicoka doit savoir où placer ces candidats. Si vous choisissez l'un de ces types alors qu'une autre étape active l'utilise déjà, Nicoka refuse l'enregistrement et indique l'étape concernée.