Portail de partage des candidats

Le lien de partage vous permet de donner accès au portail des candidats d'une mission à une personne externe (un client, un manager opérationnel) sans lui créer de compte Nicoka. La personne saisit simplement son adresse email pour accéder au portail. Vous gardez la main : vous choisissez qui peut accéder, vous suivez qui s'est connecté, et vous pouvez révoquer le lien quand vous le souhaitez.

Avant de commencer

• La mission doit être rattachée à une entreprise cliente et comporter au moins un contact.
• La gestion du lien se fait depuis l'onglet Accès clients de la mission.
• La politique d'accès et la notification se règlent dans les paramètres du module recrutement (accès administrateur).

1. Générer le lien de partage

1. Ouvrez la mission concernée.
2. Rendez-vous dans l'onglet Accès clients.
3. Cliquez sur Générer le lien de partage. Le lien s'affiche immédiatement.
4. Cliquez sur l'icône Copier pour récupérer le lien, puis transmettez-le à votre interlocuteur (par email, dans un message, etc.).

2. Insérer le lien dans un modèle d'email

Plutôt que de copier-coller le lien, vous pouvez l'insérer directement dans vos modèles d'email envoyés au client. Lors de la rédaction d'un modèle d'email sur une mission, ajoutez le champ Lien de partage client (entité Mission) à l'endroit voulu : chaque email envoyé contiendra automatiquement le lien de partage de la mission concernée.

Vos interlocuteurs reçoivent ainsi le lien directement dans votre email, sans manipulation supplémentaire de votre part.

3. Suivre les accès

Sous le lien, le tableau récapitule les personnes ayant un accès au portail de cette mission :

• Nom et Email de la personne.
• Rôle attribué (par exemple Consultation ou Propriétaire).
• Stratégie de notification appliquée.
• Nb. de connexions et Dernière connexion, pour suivre l'activité.
• Expire le : date d'expiration de l'accès.
• Actions : consulter ou retirer l'accès d'une personne.

4. Choisir qui peut accéder

Vous définissez la politique d'accès, c'est-à-dire qui est autorisé à entrer son email sur la page d'accueil du lien. Trois niveaux sont disponibles :

• Contacts de la mission : seules les personnes déjà enregistrées comme contacts de la mission peuvent accéder. C'est le niveau le plus restrictif, à privilégier pour un partage maîtrisé.
• Toute l'entreprise : tout contact de l'entreprise cliente peut accéder. Une adresse inconnue dont le domaine correspond à celui de l'entreprise est acceptée, et le contact est créé automatiquement.
• Toute personne ayant le lien : n'importe quelle personne disposant du lien peut accéder en saisissant son email ; le contact est créé automatiquement. À réserver aux partages les plus ouverts.

La politique s'applique par défaut à toutes les missions via les paramètres du module recrutement, et peut être ajustée mission par mission.

5. Comment votre interlocuteur accède

1. Il ouvre le lien que vous lui avez transmis.
2. Une page d'accueil l'invite à saisir son adresse email.
3. Si son email est autorisé par la politique d'accès, il accède directement au portail des candidats de la mission.

La page reprend votre logo et le nom de votre société, pour un partage à votre image. Aucune création de compte ni mot de passe n'est demandée à votre interlocuteur.

6. Copier, révoquer ou régénérer le lien

• Copier : récupère le lien actif pour le partager.
• Révoquer (icône corbeille) : désactive immédiatement le lien. Les personnes ne pourront plus l'utiliser pour accéder au portail.
• Générer un nouveau lien : crée un lien neuf et invalide l'ancien. Utile si l'ancien lien a été diffusé trop largement ; pensez à communiquer le nouveau lien à vos interlocuteurs.

7. Être prévenu des nouveaux accès

Vous pouvez être notifié par email lorsqu'une personne s'inscrit pour la première fois via le lien de partage. Les responsables de la mission reçoivent alors un email indiquant le nom de la personne et la mission concernée.

1. Ouvrez les paramètres du module recrutement, section Portail de partage des candidats.
2. Sur le paramètre de notification, choisissez le modèle d'email à envoyer.
3. Pour désactiver la notification, laissez ce paramètre vide : aucun email ne sera envoyé.

8. L'email reçu par les responsables

Lorsqu'une personne accède pour la première fois via le lien, les responsables de la mission reçoivent un email aux couleurs de votre société. Il rappelle le nom de la personne, son adresse email et la mission concernée, et propose un bouton Voir le portail de partage qui ouvre directement le lien de la mission.

Le modèle d'email envoyé se choisit dans les paramètres (section Portail de partage des candidats) et peut être personnalisé comme n'importe quel modèle d'email Nicoka. Si aucun modèle n'est sélectionné, aucune notification n'est envoyée.

9. Contacts secondaires en copie

Lorsque vous partagez des candidats, les contacts secondaires de la mission sont automatiquement mis en copie de l'email, en plus du contact principal. Vous n'avez rien à faire de particulier : il suffit de renseigner les contacts secondaires sur la mission.

Questions fréquentes

Mon interlocuteur doit-il créer un compte ?
Non. Il saisit uniquement son adresse email pour accéder au portail.

Comment couper l'accès rapidement ?
Révoquez le lien depuis l'onglet Accès clients (icône corbeille), ou retirez une personne précise depuis la colonne Actions du tableau.

Une adresse inconnue peut-elle accéder ?
Cela dépend de la politique d'accès choisie pour la mission (contacts de la mission, toute l'entreprise, ou toute personne ayant le lien).

Puis-je personnaliser la page d'accueil ?
La page reprend automatiquement le logo et le nom de votre société configurés dans Nicoka.