Prérequis pour l'import de données dans Nicoka

Cette page vous aide à préparer vos fichiers avant d'importer des données dans Nicoka. Ces règles valent pour un import que vous lancez vous-même avec le bouton Importer d'une liste (voir Peut-on importer des données dans Nicoka ?) comme pour une reprise de données réalisée avec l'équipe Nicoka.

1. Règles générales

• Un fichier Excel (.xls, .xlsx) ou CSV par type de données, avec un seul onglet.
• La première ligne contient le libellé des colonnes.
• Une seule information par colonne : par exemple, le nom et le prénom dans deux colonnes distinctes.
• Pour les adresses postales, une colonne pour le numéro et le nom de la rue, une pour le code postal et une pour la ville. Nicoka calcule lui-même la région et le département : inutile de les renseigner.
• Pas de cellule fusionnée, pas de mise en forme (couleur, gras, italique…), pas de formule.
• Pas de colonne ni de ligne vide au milieu des données.
• Les colonnes de type email, téléphone, montant ou date ne contiennent que des valeurs de ce type. Par exemple, une colonne de dates ne contient que des dates (jj/mm/aaaa ou mm/jj/aaaa).
• Pas de ligne en double.
• Si une information manque pour une ligne, laissez la cellule vide (pas de 0, N/A ou ?).

L'assistant d'import rappelle l'essentiel de ces règles dans l'encadré Avant d'importer.

2. Données obligatoires et doublons, par type de données

Lors d'un import, Nicoka vérifie si chaque ligne existe déjà. Dans l'assistant, l'étape Options vous laisse choisir quoi faire d'une ligne déjà présente : Ne pas intégrer, Remplacer (mettre à jour la fiche existante) ou Dupliquer (créer une nouvelle fiche).

A. Comptes (sociétés clientes ou prospects)

• Donnée obligatoire : le nom du compte.
• Doublons : un compte est reconnu par sa référence externe, son numéro SIRET, son email, son site web ou son nom. Si vous n'avez pas de numéro SIRET et qu'une même société a plusieurs établissements, ajoutez la ville au nom (par exemple : Carrefour - Angers, Carrefour - Nantes).

B. Contacts

• Donnée obligatoire : le nom du contact.
• Doublons : un contact est reconnu par son email (principal ou secondaire), sa référence externe, son identifiant LinkedIn ou sa référence. Deux lignes ne doivent donc pas avoir le même email.
• Le téléphone n'est pas utilisé pour reconnaître un contact. Un numéro de standard se renseigne sur la fiche du compte, pas sur celle du contact.

C. Candidats

• Donnée obligatoire : le nom de famille.
• Doublons : un candidat est reconnu par l'un de ses emails, son profil LinkedIn (ou un autre réseau social) ou sa référence externe. Le nom, le prénom et le téléphone ne suffisent pas à reconnaître un candidat.

D. Missions

• Données obligatoires : le libellé de la mission et une référence, c'est-à-dire un code qui identifie chaque mission de façon unique.
• Cette référence sert à rattacher les candidatures à la bonne mission.

E. Candidatures (lien entre candidats et missions)

• Données obligatoires : la référence de la mission, l'étape de la candidature dans la mission et l'identifiant du candidat (son email ou une autre référence ; le nom et le prénom ne sont pas un identifiant fiable).
• Doublons : un candidat n'a qu'une candidature par mission.

F. Échanges avec les candidats

• Données obligatoires : l'identifiant du candidat (email ou autre référence, pas le nom et le prénom), la date de l'échange et le message. Sans date, la date du jour est utilisée.

G. Échanges avec les contacts

• Données obligatoires : l'identifiant du contact (pas le nom et le prénom), la date de l'échange et le message. Sans date, la date du jour est utilisée.

3. Import de documents

L'import de documents (CV, lettres de motivation, contrats…) se fait avec l'équipe Nicoka : contactez support@nicoka.com. Pour le transfert de fichiers volumineux, vous pouvez utiliser un service d'envoi de fichiers comme WeTransfer.

A. Documents des candidats

• CV : placez tous les CV dans un même dossier, sans sous-dossier, et ne mettez que des CV dans ce dossier. Le nom des fichiers n'a pas d'importance. Nicoka lit chaque CV, en extrait les informations (email, téléphone, adresse…) et le rattache au candidat déjà importé. Si un CV n'est pas reconnu, vous pourrez l'attribuer vous-même à un candidat, ou créer un candidat à partir du CV.
• Autres documents (lettres de motivation, comptes rendus, notes…) : Nicoka ne lit pas leur contenu pour retrouver le candidat. Deux organisations sont possibles :
  • un dossier par candidat, nommé avec son prénom et son nom (par exemple « Julie MARTIN »). Pour que Nicoka reconnaisse le type de document, nommez le fichier avec ce type (par exemple « Lettre de motivation.pdf ») ;
  • un dossier par type de document, avec le prénom et le nom du candidat dans le nom de chaque fichier, toujours au même endroit (au début ou à la fin du nom).
  En cas d'homonymes, les documents concernés vous sont renvoyés pour un rattachement manuel.

B. Documents des comptes, des contacts et des missions

Les mêmes règles s'appliquent, en remplaçant le prénom et le nom du candidat par :

• pour un compte : le nom ou la référence du compte ;
• pour un contact : le prénom et le nom du contact ;
• pour une mission : la référence de la mission.