Prérequis pour l'import de données dans Nicoka

Publié le 01/08/2023

Cette page est la pour vous aidez à préparer vos fichier pour l'import de donnée dans Nicoka.

1. Règles de l'import de données

Un fichier Excel par type de données à importer avec un seul onglet par fichier
La première ligne du fichier doit contenir le libellé des colonnes correspondant au libellé nicoka.
Une seul information par colonne. Par exemple, il faut que le NOM et Prénom soit dans deux colonnes distinctes.
Pour les adresses postales, il faut une colonne pour numéro et nom de rue, une colonne pour le code postal et une colonne pour la ville. La région et le département sont calculer automatiquement par Nicoka, il n'est donc pas nécessaire de les renseigner.
Le fichier ne doit pas contenir de cellule fusionnée
Le fichier ne doit pas contenir de mise en forme (couleur, italique, gras, etc)
Le fichier ne doit pas contenir de formule
Le fichier ne doit pas contenir de colonne u de ligne vide au milieu des données
Les champs de type email, numéro de téléphone, montant, date doivent comporter uniquement des valeurs lié à leur type de données. Par exemple les dates ne doivent pas contenir d'autre donnée que des dates (jj/mm/aaaa ou mm/jj/aaaa).
Le fichier ne dois pas contenir de doublon de ligne
Si vous n'avez pas une information pour une ligne, il faut laisser la cellule vide (ne pas mettre de 0, N/A, ?)

2. Spécificité par type d'import

A. Comptes (Sociétés clientes ou prospects)

Données obligatoire : Nom du client

Contrôle des doublons : Un client est identifié soit par son nom, soit par son N° de SIRET. Si vous n'avez pas de N° de SIRET, mais uniquement des noms avec une société qui travail dans des villes différentes, il faut ajouter la ville au nom du client (Par exemple : Carrefour - Angers, Carrefour - Nantes).

B. Contacts

Données obligatoire : Nom du client

Contrôle des doublons : Les contacts sont identifié de façon unique par leurs email ou numéro de téléphone, il n'est donc pas possible d'avoir deux ligne avec le même numéro ou adresse mail. Si il s'agit d'un numéro de standard, il faut le remonter au niveau de la fiche du compte, et non du contact. Si les numéros ont une extensions, Nicoka considèrera le numéro et l'extension comme une seule donnée numéro de téléphone.

C. Candidats

Données obligatoire : Nom de famille

Contrôle des doublons : Les candidats sont identifié de façon unique par leur email, numéro de téléphone ou lien LinkedIn.

D. Missions

Données obligatoire : Libellé de la mission, Référence de la mission (Code qui permet d'identifier la mission de façon unique)

Contrôle des doublons : Via le champs Référence.

E. Candidatures (Lien entre Candidats et Missions)

Données obligatoire : Référence de la mission, Etape de la mission, Identifiant du candidat (email ou une autre référence, le nom et le prénom n'est pas un identifiant unique valable)

Contrôle des doublons : Via le champs Référence de la mission et l'identifiant du candidat

F. Echanges avec le candidat

Données obligatoire : Identifiant du candidat (email ou une autre référence, le nom et le prénom n'est pas un identifiant unique valable), date de l'échange (si l'information n'est pas renseignée, la date du jour sera prise par défaut), message

G. Echanges avec le contact

Données obligatoire : Identifiant du contact (le nom et le prénom n'est pas un identifiant unique valable), date de l'échange (si l'information n'est pas renseignée, la date du jour sera prise par défaut), message

3. Import de documents

A. Candidats

CV : Les CV doivent être contenu dans un dossier (sans sous dossier), le dossier doit contenir uniquement des CV. Le nom du fichier n'a pas d'incidence sur l'import. Pour le transfert des CV, il est possible de passer par une solution tel que "WeTransfert". Les CV seront chargé sur Nicoka, le système va récupérer les informations structurées (email, numéro de téléphone, adresse, etc) afin de rattacher le CV au candidat précédemment importé. En cas d'erreur de détection, vous aurez la main pour attribuer manuellement le CV au candidat ou créer un candidat depuis le CV importé.
Autres documents (lettre de motivation, CR, Notes, etc) : Nicoka n'est pas en mesure de lire le contenu de ces documents pour retrouver un identifiant d'un candidat et ainsi le relier à la bonne fiche candidat. Il y a alors deux solutions pour pouvoir importer ce type de document :

- Les documents du candidat sont dans un dossier portant le nom et le prénom du candidat (Exemple : "Xavier VILAIN"), alors Nicoka pourra ouvrir le dossier et identifier le candidat avec son nom et prénom (En cas de doublon, les données du dossier vous seront retransmis pour un traitement manuel). Si vous souhaitez que Nicoka puisse détecter le type de document, il faudra que le nom du fichier porte le libellé du type de document (Exemple : "LM_Xavier.pdf", "Lettre de motivation.pdf").

- Les documents sont dans un dossier par type de document et les fichiers doivent contenir le nom et prénom du candidat, mais toujours au même endroit (suffixe ou préfixe). En cas de doublon, les données du dossier vous seront retransmis pour un traitement manuel.

B. Comptes, Contacts, Missions

Pour l'import de documents, nous utiliserons les mêmes règles que pour l'import d'autres documents des Candidats en remplaçant le nom/prénom du candidat par d'autres informations :

- Comptes : Nom du compte ou référence du compte

- Contacts : Nom et prénom du contact

- Missions : Référence de la mission

Ces informations vous ont-elles été utiles ?