Utiliser Noota avec Nicoka

Noota enregistre, transcrit et résume vos réunions grâce à l'intelligence artificielle. Une fois Noota connecté à Nicoka, les comptes rendus des réunions avec vos candidats ou vos contacts arrivent automatiquement sur leur fiche.

Prérequis

• Un compte Noota dont l'abonnement donne accès à l'API Noota.
• L'adresse email de votre compte Noota.
• Une adresse email (ou un numéro de téléphone) renseignée sur les fiches de vos candidats, contacts ou collaborateurs : c'est ce qui permet de relier un compte rendu à la bonne fiche.

La connexion est personnelle : chaque utilisateur relie son propre compte Noota depuis son espace, sans droit d'administration particulier.

1. Créer une clé d'API dans Noota

Dans Noota, ouvrez le menu Développeur > Clés API et créez une clé avec l'accès en lecture aux appels activé. Copiez-la : vous la collerez dans Nicoka à l'étape suivante. Si vous ne trouvez pas ce menu, consultez l'aide de Noota.

Cette clé est confidentielle : ne la transmettez pas par email ou dans un ticket, et saisissez-la vous-même dans Nicoka.

2. Connecter votre compte Noota dans Nicoka

1. En haut à droite, cliquez sur vos initiales, puis sur Intégrations.
2. Dans le panneau Prise de note IA, cliquez sur Connecter mon compte Noota.

3. Dans la fenêtre Connecter Noota, vérifiez l'E-mail du compte Noota (votre adresse Nicoka est proposée par défaut) et collez votre Clé API Noota.
4. Notez l'adresse affichée sous les champs : c'est l'URL à déclarer dans Noota à l'étape 3.
5. Cliquez sur Sauvegarder.

Nicoka vérifie la clé auprès de Noota avant de l'enregistrer. Si elle est refusée, le message « Noota a refusé cette clé API » s'affiche : vérifiez qu'elle est toujours valide et que l'accès en lecture aux appels est activé. Une fois la connexion acceptée, le message de confirmation rappelle l'URL à déclarer dans Noota.

Pour les administrateurs : le même connecteur est disponible dans Paramétrage > Intégrations, sur la tuile Noota (bouton Configurer). Le compte connecté reste celui de la personne qui saisit sa clé.

3. Déclarer le webhook dans Noota

Le webhook permet à Noota d'envoyer chaque compte rendu à Nicoka dès qu'il est prêt.

1. Dans Noota, ouvrez le menu Développeur > Webhooks et ajoutez un point de réception (endpoint).
2. Collez l'URL affichée par Nicoka. Elle a la forme https://VOTRE-INSTANCE.nicoka.com/api/integrations/provider/3.
3. Abonnez le webhook à l'événement de fin d'enregistrement (record.completed), puis enregistrez.

Vous aviez déjà déclaré dans Noota l'ancienne adresse https://VOTRE-INSTANCE.nicoka.com/api/application/services/noota/notification/hook ? Elle reste valable. Vérifiez seulement que votre compte Noota apparaît bien dans vos Intégrations ; s'il n'y est pas, connectez-le comme indiqué à l'étape 2.

Attention : vérifiez le partage des enregistrements privés. Dans Noota, ouvrez Paramètres > Partage et désactivez l'option Ne partagez pas les enregistrements privés avec les intégrations API. Elle est activée par défaut : tant qu'elle l'est, les enregistrements que vous gardez privés (non partagés avec l'équipe ni rendus publics) ne sont ni envoyés au webhook ni lisibles par l'API, et leurs comptes rendus n'arrivent donc pas dans Nicoka.

Cette capture correspond à l'interface de Noota au moment où cette page a été rédigée. Si Noota fait évoluer ses réglages, le libellé de l'option ou son emplacement peuvent être différents : cherchez le réglage qui empêche de partager les enregistrements privés avec les intégrations API, ou consultez l'aide de Noota.

4. Vérifier la connexion et récupérer des réunions

Une fois votre compte connecté, le bouton Gérer les transcriptions de la carte Noota ouvre un panneau de suivi :

• Configuration de la connexion : l'état du compte, son propriétaire, les personnes qui y ont accès, et le bouton Importer des enregistrements, qui liste les derniers enregistrements de votre compte Noota pour en importer un. C'est utile pour vérifier que la connexion fonctionne sans attendre la prochaine réunion, ou pour récupérer un compte rendu que le webhook n'a pas transmis.
• Réception des comptes rendus : l'URL à déclarer dans Noota (bouton Copier l'URL), la date de Dernière synchronisation et la date de connexion.
• Récupérer les anciennes transcriptions : le bouton Récupérer importe toutes les réunions d'une période (Depuis le, Jusqu'au). Un compte rendu déjà présent dans Nicoka n'est jamais dupliqué.

5. Retrouver les comptes rendus dans Nicoka

Une fois Noota connecté à Nicoka et à votre agenda, chaque compte rendu arrive automatiquement dans Nicoka. Nicoka le rattache aux participants de la réunion grâce à leur adresse email ou à leur numéro de téléphone :

• sur la fiche d'un candidat, le compte rendu apparaît dans la chronologie, avec le titre de la réunion et le résumé rédigé par l'IA ;
• à défaut de candidat, il est rattaché aux contacts reconnus ;
• il est aussi ajouté aux collaborateurs reconnus parmi les participants.

Vous recevez une notification quand un compte rendu est ajouté. Si aucun participant n'est reconnu, la notification vous l'indique et vous permet de rattacher vous-même le compte rendu à une fiche.

Vous pouvez aussi installer l'application Noota sur votre téléphone pour enregistrer vos appels : leur compte rendu arrive dans Nicoka de la même façon.

6. Remplir un questionnaire à partir du compte rendu

Un compte rendu Noota peut servir à remplir un questionnaire : l'évaluation d'un candidat, le questionnaire CRM d'un contact ou l'entretien d'un collaborateur. Depuis l'activité du compte rendu dans la chronologie, choisissez par exemple Remplir une évaluation depuis cette réunion : l'IA renseigne les réponses qu'elle trouve dans la réunion, et vous relisez avant de valider.

Si la réunion est planifiée dans l'agenda Nicoka avec un type d'événement paramétré pour, l'évaluation du candidat ou le questionnaire du contact est même prérempli automatiquement dès l'arrivée du compte rendu.

Tout est expliqué dans Remplir un questionnaire avec l'IA à partir d'une réunion.

7. Données personnelles

Dans les réglages de Noota, vous choisissez ce qui est enregistré (audio, vidéo, ou seulement la transcription), vous pouvez masquer le nom de famille des participants et désactiver le lancement automatique de Noota dans vos réunions. Consultez l'aide de Noota pour ces réglages.