Utiliser Noota avec Nicoka

Noota est un outil de prise de notes basé sur l’intelligence artificielle, qui automatise la rédaction de comptes rendus de réunion.
Grâce à notre connecteur Noota, vous pouvez retrouver les comptes rendus des réunions concernant vos candidats ou clients directement dans l’interface de Nicoka.

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Prérequis

Avant de commencer, assurez-vous de disposer des éléments suivants :

• Un compte Noota actif avec l’abonnement Business ou supérieur (l’accès API en dépend)
• L’adresse e-mail de votre compte Noota
• Une adresse e-mail renseignée pour chacun de vos contacts, candidats ou collaborateurs dans Nicoka.

La connexion est personnelle : chaque utilisateur relie son propre compte Noota depuis son espace, sans droit d’administration particulier.

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1. Connecter Noota à Nicoka

1.1 Récupérer votre clé API Noota

1. Aller dans les paramètres de votre compte

2. Dans l'onglet API (disponible seulement avec l'abonnement Business), Cliquer sur créer une clé d'API

3. Nommer votre clé

4. Copier votre clé en cliquant sur le texte flouté

1.2 Connecter votre compte Noota dans Nicoka

1. Dans Nicoka, ouvrez votre menu utilisateur (en haut à droite) puis Mon compte > Intégrations.
2. Dans le panneau Transcriptions, sur la carte Noota, cliquez sur Connecter mon compte Noota.
3. Renseignez l’adresse e-mail de votre compte Noota et collez la clé d’API copiée à l’étape 1.1, puis validez.

1.3 Configurer le webhook sur Noota

Le webhook permet à Noota de transmettre chaque compte rendu à Nicoka dès qu’il est prêt.

1. Dans Noota, menu Developer > Webhooks, cliquer sur Add Endpoint

2. Renseigner les informations dans le formulaire

• Dans Endpoint URL : l’URL affichée dans la fenêtre de connexion Nicoka, de la forme https://<instance>.nicoka.com/api/integrations/provider/<n> (elle est aussi rappelée dans Gérer les transcriptions, voir 1.4)
• Cocher la case record.completed
• Puis cliquer sur Create

1.4 Vérifier la connexion et rattraper des réunions

Depuis Mon compte > Intégrations, le bouton Gérer les transcriptions de la carte Noota ouvre le panneau de suivi :

• État du webhook : l’URL à déclarer dans Noota et la date de la dernière réception.
• Importer : liste vos derniers enregistrements Noota et permet d’en importer un précisément — utile pour vérifier la connexion sans attendre la prochaine réunion, ou pour récupérer un compte rendu que le webhook n’a pas transmis.
• Récupération par période : importe toutes les réunions d’une plage de dates. Un compte rendu déjà présent dans Nicoka n’est jamais dupliqué.

2. Utiliser Noota dans Nicoka

Une fois Noota connecté à Nicoka et Noota connecté à votre calendrier, Noota enverra automatiquement les comptes-rendu IA dans Nicoka.
Noota se base sur l'email et le numéro de téléphone pour relier les comptes-rendus à vos contacts ou vos candidats.

2.1 Comment les Compte Rendu apparaissent dans Nicoka

Les compte-rendu générés par IA sont directement rattachés à la fiche candidat / contact

2.2 Utilisez l'appli Noota pour enregistrer les appels téléphoniques

Vous pouvez installer l'application sur votre téléphone pour enregistrer directement vos appels téléphoniques et recevoir le compte-rendu.

3. La gestion RGPD des comptes-rendus IA

Dans le paramétrage de Noota vous avez la possibilité de choisir si vous enregistrer l'audio, la vidéo ou les 2, ou si vous souhaitez uniquement récupérer la transcription. Il est également possible de masquer le nom de famille des intervenants, de ne pas lancer automatiquement Noota aux réunions.