Candidat : statut, type et état d'esprit

Pour garder une base de candidats exploitable, chaque candidat doit être bien qualifié. Nicoka propose pour cela trois informations qu'il ne faut pas confondre :

• le statut : où en est le candidat avec vous (nouveau, actif, exclu…). Chaque statut est rattaché à un modèle qui déclenche certains comportements de Nicoka ;


• le type : la catégorie du candidat (par exemple Standard ou Freelance). Il sert à classer et à filtrer, sans automatisme ;


• l'état d'esprit : la disposition du candidat vis-à-vis d'un nouveau poste (à l'écoute, recherche active…).

Ces trois informations sont disponibles comme colonnes et comme filtres dans vos variantes de la liste des candidats.

Le statut et le type sur la fiche candidat

Sur la fiche d'un candidat, le type et le statut sont les deux étiquettes affichées sous le nom, dans la carte de la photo : le type à gauche (par exemple Standard), le statut à droite (par exemple Actif). Pour les modifier, cliquez sur l'étiquette et choisissez une autre valeur dans la liste.

Le statut d'un candidat

Le statut indique où en est le candidat avec vous. Chaque statut est rattaché à un Modèle, qui indique à Nicoka le comportement attendu. Nicoka fournit sept statuts :

• Nouveau (modèle Nouveau) : le candidat vient d'arriver dans votre base et n'a pas encore été traité.


• Actif (modèle En Cours) : le statut attribué par défaut à tout nouveau candidat.


• Inactif (modèle Suspendu) : le candidat ne donne plus de nouvelles depuis un certain temps.


• Exclu (modèle Exclu) : vous gardez le candidat dans votre base sans le solliciter, par exemple parce qu'il est hors de vos critères habituels ou en poste chez l'un de vos clients.


• A anonymiser, Anonymisé et A supprimer : les statuts de la gestion des consentements (RGPD), détaillés plus bas.

Ne confondez pas le statut du candidat avec l'étape où il se trouve dans le processus de recrutement d'un job : ce sont deux informations différentes.

Paramétrer les statuts

1. Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Modules.


2. Sur la carte ATS, cliquez sur Paramétrage.

3. Dans le menu de gauche, dépliez la rubrique Candidats, puis cliquez sur Statuts.

Vous pouvez y créer vos propres statuts, modifier ceux qui existent ou décocher Actif pour ne plus proposer un statut. Quatre statuts ne peuvent pas être supprimés : Actif et les trois statuts liés au RGPD.

Pour ajouter un statut, cliquez sur Créer un nouveau statut :

• Libellé : un nom clair pour tous les utilisateurs. Vous pouvez le faire précéder d'un numéro pour ordonner la liste, par exemple « 00 Nouveau », « 01 Actif ».


• Couleur : la couleur de l'étiquette.


• Modèle : le comportement attendu dans Nicoka. Choisissez un modèle cohérent avec le libellé : la liste propose d'abord A anonymiser, ne le laissez pas par mégarde.


• Bloquer les nouvelles candidatures : quand un candidat est dans ce statut, une nouvelle candidature de sa part n'est plus enregistrée.


• Défaut ? : cochez cette case pour que ce statut soit attribué à chaque nouveau candidat.

Quelques exemples de statuts créés par nos utilisateurs :

• A qualifier : le profil est à approfondir (analyse du CV, échange téléphonique, tests…) ;


• Vivier : le candidat a été validé mais n'a pas été retenu par le client, il peut être proposé pour une autre mission ;


• Embauché : le candidat a été recruté.

Changer le statut d'un candidat

Le statut se change à la main ou automatiquement :

• À la main : sur la fiche, cliquez sur l'étiquette du statut et choisissez le nouveau statut.


• Par le processus de recrutement : dans le réglage d'une étape, Modifier le statut du candidat applique un statut quand le candidat arrive dans l'étape, et Modifier le statut du candidat après disqualification quand il y est disqualifié. Par exemple, une étape de réception des candidatures peut passer le candidat en Nouveau, et l'étape de premier échange téléphonique le passer en Actif. Voir Mettre à jour le processus de recrutement.


• Par une alerte : une alerte peut changer le statut des candidats qui répondent à vos critères, par exemple passer en Inactif les candidats au statut Actif dont la fiche n'a pas été mise à jour depuis un an. Les alertes des candidats se paramètrent dans Candidats > Alertes, dans le paramétrage de l'ATS. Voir Alerte et évènement.

Les statuts liés au RGPD

Selon votre paramétrage de la gestion des consentements, un candidat qui n'a pas donné son consentement passe automatiquement au statut A anonymiser ou A supprimer. Passé un délai, un traitement automatique :

• anonymise les candidats au statut A anonymiser, qui passent au statut Anonymisé ;


• supprime définitivement les candidats au statut A supprimer.

Ce délai est de 7 jours par défaut. Il se règle dans les Points de paramétrage de l'ATS, section Demandes de consentement (RGPD), champ Delai avant suppression effective (en jours).

Attention : le statut A supprimer arme une suppression définitive, même quand vous le choisissez à la main. Une fois le délai écoulé, la fiche est supprimée et ne peut pas être récupérée. Ne l'utilisez que pour les candidats que vous voulez vraiment effacer. Pour en savoir plus, voir Gestion des consentements des candidats.

Le type d'un candidat

Contrairement au statut, le type ne déclenche aucun comportement de Nicoka. Il sert à classer vos candidats et à les filtrer plus facilement. Nicoka attribue le type Standard à tout nouveau candidat. Par exemple, certains recruteurs utilisent les types Étudiant, Freelance et Standard.

La couleur choisie pour un type colore la carte de la fiche des candidats de ce type. Une étape du processus de recrutement peut aussi changer le type du candidat (Modifier le type du candidat), quand votre compte utilise plusieurs types.

Les types se paramètrent dans le paramétrage de l'ATS, rubrique Candidats > Types. Cliquez sur Créer un nouveau type pour en ajouter un.

L'état d'esprit d'un candidat

L'état d'esprit décrit la disposition du candidat vis-à-vis d'un nouveau poste. Nicoka fournit trois états d'esprit : Pas intéressé, A l'écoute et Recherche Active. Il se renseigne dans l'onglet Informations de la fiche, champ Etat d'esprit.

Les états d'esprit se paramètrent dans le paramétrage de l'ATS, rubrique Candidats > Etats d'esprit. Vous pouvez en créer d'autres et choisir la couleur de chacun.