Comment créer des congés obligatoires (fermeture annuelle) ?
Fermeture annuelle, pont collectif, semaine de congés imposée : Nicoka vous permet de poser la même absence pour plusieurs collaborateurs en une seule fois. Cet article explique comment créer cette demande collective, ce qu'elle produit et comment en retrouver le résultat.
Créer une demande pour plusieurs collaborateurs
- Dans le menu latéral, ouvrez Mon Equipe > Congés - Demandes.
- Dans la barre de boutons, cliquez sur Demandes de congé multiple, puis sur Créer une demande pour des Collaborateurs.
Ce menu n'apparaît que si votre profil a le droit de créer des demandes de congé multiples.
- Dans la page Créer une demande pour des Collaborateurs, renseignez :
- Type : le type d'absence à poser, par exemple Congé Payé ;
- Sélectionnez la ou les cibles : Tout le monde par défaut (voir ci-dessous pour cibler une partie des collaborateurs) ;
- Date du premier jour d'absence et Date du dernier jour d'absence, avec Matin ou Après midi pour une demi-journée ;
- Commentaires, si besoin.
- Cliquez sur Suivant.
Pour ne viser qu'une partie des collaborateurs, cliquez sur l'icône de modification à côté de Tout le monde, choisissez Uniquement certain, puis dépliez une catégorie (Services, Agences, Types de Contrat, Collaborateurs…) et cochez les éléments voulus. Validez avec Mettre à jour.
- Nicoka affiche un récapitulatif : la demande et le nombre de collaborateurs concernés. Le lien [Afficher tout] en donne la liste. Vérifiez-la, puis cliquez sur Générer. Le bouton Retour permet de corriger la demande.
La génération se fait en arrière-plan. Un message vous l'indique, et vous recevez un email et une notification quand elle est terminée, avec le nombre de demandes créées.
Ce que produit la demande collective
- Une demande est créée pour chaque collaborateur concerné, au statut Auto Validée : elle ne passe pas par le circuit de validation.
- Les jours sont décomptés des compteurs de chaque collaborateur et l'absence apparaît dans le planning.
- Les demandes apparaissent dans Mon Equipe > Congés - Demandes, comme les autres.
Pour prévenir chaque collaborateur par email, choisissez un modèle d'email au point Notification lors d'une absence posée pour le salarié du module Congés & Absences (Paramétrage > Modules, carte Congés & Absences, Paramétrage, puis Points de paramétrage). Laissez-le vide pour ne rien envoyer.
Retrouver une demande collective
- Dans Mon Equipe > Congés - Demandes, cliquez sur Demandes de congé multiple, puis sur Historique des Demandes de congé multiple.
- Filtrez si besoin par Type ou par Date, puis cliquez sur le numéro de la demande.
La fiche de la demande rappelle le type, les dates et le commentaire. Ses onglets détaillent le résultat :
- Ajoutés : les collaborateurs pour qui l'absence a été créée ;
- Omis : ceux pour qui cette demande collective avait déjà créé l'absence lors d'un précédent passage ;
- Erreur : ceux pour qui l'absence n'a pas pu être créée, avec le message correspondant. Traitez ces cas un par un depuis la fiche du collaborateur.
