Supprimer un congé
Un congé déjà validé doit parfois être retiré : congé reporté, saisie en double, erreur de dates. Cet article explique qui peut supprimer un congé, comment le faire depuis la fiche du collaborateur et comment retrouver ensuite les congés supprimés. Il montre aussi ce que peut faire le collaborateur lui-même.
Qui peut supprimer un congé ?
- Une demande pas encore envoyée : le collaborateur peut la supprimer lui-même.
- Un congé validé : seules les personnes autorisées à modifier les congés des collaborateurs, selon les droits de leur profil, peuvent le supprimer depuis la fiche du collaborateur. La personne qui a validé la demande peut aussi la supprimer depuis le planning des congés de son équipe.
- Le collaborateur ne peut pas supprimer un congé validé. Il peut en revanche en demander l'annulation (voir plus bas).
Supprimer un congé depuis la fiche du collaborateur
- Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Collaborateurs, puis cliquez sur le nom du collaborateur. Vous pouvez aussi le retrouver avec la barre de recherche.
- Dans le menu de la fiche, cliquez sur Congés & Absences, puis sur l'onglet Demande(s) récente(s). Il liste les demandes en cours, les congés à venir et ceux terminés depuis moins d'un mois.
- Sur la ligne du congé, cliquez sur la corbeille rouge, dans la colonne Actions.
- Une fenêtre de confirmation s'ouvre. Pour le congé validé d'un collaborateur, elle propose un champ Raison : indiquez si besoin pourquoi vous supprimez le congé. Cette raison restera visible dans l'historique.
- Cliquez sur Supprimer.
Le congé disparaît de l'onglet Demande(s) récente(s) et du planning. Les jours sont recrédités sur les compteurs du collaborateur. Si le congé figurait sur une feuille de temps ou dans l'agenda, il en est retiré.
Si un modèle d'email est choisi au point de paramétrage Notification lors de la suppression du module Congés & Absences, le collaborateur est prévenu par email quand une autre personne supprime son congé.
Retrouver les congés supprimés
Un congé supprimé n'est pas effacé : il reste dans l'historique du collaborateur.
- Sur la fiche du collaborateur, rubrique Congés & Absences, ouvrez l'onglet Historique.
- Cochez Afficher les lignes supprimées, puis cliquez sur Filtrer.
Les congés supprimés apparaissent barrés, avec la raison de la suppression en rouge dans la colonne Commentaires.
Depuis Mon Equipe
Le menu Mon Equipe > Congés - Demandes liste toutes les demandes de vos collaborateurs, avec leurs filtres et variantes. Un clic sur le numéro d'une demande l'ouvre en consultation. Depuis cette liste, seules les demandes pas encore envoyées se suppriment : pour un congé validé, passez par la fiche du collaborateur.
Dans Mon Equipe > Congés - Planning, la personne qui a validé un congé peut cliquer dessus pour l'ouvrir, puis le supprimer avec le bouton Supprimer.
Côté collaborateur : demander l'annulation d'un congé validé
Le collaborateur retrouve ses demandes dans Mon Espace RH > Mes Congés : onglet Demandes récentes, ou bouton Historique pour toutes ses demandes. Il ne peut pas supprimer un congé validé, mais il peut en demander l'annulation :
- Dans Mes Congés, onglet Planning congés & absences, il clique sur le congé.
- Il clique sur Demander l'annulation, indique le Motif de l'annulation, puis confirme avec Demander l'annulation.
La demande d'annulation repart dans le circuit de validation du congé. Tant qu'elle n'est pas acceptée, le congé reste posé et les compteurs ne changent pas. Une fois l'annulation acceptée, la demande prend le statut Annulation acceptée et les jours sont recrédités. Si le congé avait été validé automatiquement, sans circuit de validation, l'annulation est immédiate.
Le bouton n'apparaît que pour un congé à venir ou terminé depuis moins de 7 jours.