Configuration du pré-boarding

Le pré-boarding prépare l'arrivée d'un nouveau collaborateur avant son premier jour : formalités administratives, documents à fournir, informations pratiques. Avec Nicoka, vous ouvrez à votre futur salarié un espace sécurisé, le portail candidat, où il suit un parcours en plusieurs étapes et vous transmet les pièces nécessaires à son embauche (RIB, diplômes…).

Le pré-boarding repose sur trois éléments :

• un email de création de compte envoyé au futur collaborateur ;


• le paramétrage du portail candidat ;


• un workflow : les étapes que le futur collaborateur doit suivre sur le portail.

À savoir : cette fonctionnalité est une option, non comprise dans l'offre ATS de base.

Ouvrir le paramétrage de l'ATS

Tous les réglages décrits ci-dessous se trouvent dans le paramétrage de l'ATS :

1. Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Modules.


2. Sur la carte ATS, cliquez sur Paramétrage.

1. Personnaliser l'email de création de compte

Quand vous ouvrez l'accès au portail, le futur collaborateur reçoit un email avec un lien unique pour créer son mot de passe. Nicoka fournit un modèle standard, PreBoarding - Email de création de compte.

1. Dans le menu de gauche du paramétrage, dépliez la rubrique Candidats, puis cliquez sur Templates d'email.


2. Cliquez sur PreBoarding - Email de création de compte pour l'ouvrir.


3. Pour l'adapter, cliquez sur Copier : vous obtenez une copie que vous pouvez modifier librement. Donnez-lui un libellé parlant, vous le choisirez à l'étape suivante.

Pour en savoir plus sur l'éditeur, voir Gérer les templates Email.

2. Paramétrer le portail candidat

Dans le menu de gauche du paramétrage, dépliez la rubrique Portail candidat. Elle contient trois entrées : Affichages, Points de paramétrage et Workflows.

Points de paramétrage

Section Eléments partagés :

• Documents visible : les types de documents que le futur collaborateur peut consulter sur le portail.


• Autorisé l'import pour : les types de documents qu'il peut déposer lui-même.

Section Accès au portail candidat :

• Mail création d'un nouvel utilisateur : le modèle envoyé à l'ouverture de l'accès (votre copie du modèle PreBoarding, par exemple).


• Profil par défaut : le profil donné aux comptes du portail, par exemple Candidat (Portal). C'est un accès limité et sécurisé, réservé aux personnes externes. Une fois arrivé, le collaborateur recevra un accès à Nicoka en tant que salarié.


• Autoriser l'auto-inscription : ajoute un onglet Créer un compte sur la page de connexion du portail, pour que des candidats créent eux-mêmes leur compte. Pour un portail réservé au pré-boarding, laissez cette case décochée.


• Mission de routage (auto-inscription) : le job auquel est automatiquement ajouté, comme candidature spontanée, un candidat qui s'inscrit lui-même. Laissez vide pour ne pas l'ajouter à un job.


• Provenance (auto-inscription) : la provenance donnée à ces candidats. Laissée vide, c'est celle des candidatures spontanées.

Section Personnalisation :

• Message de bienvenue : le titre affiché en haut de la page de connexion. Laissé vide, le message par défaut s'affiche.


• Message secondaire : un texte affiché en pied de page de l'écran de connexion.


• Logo : votre logo, affiché en en-tête du portail.


• Ne pas demander le consentement sur le portail candidat : le message de consentement RGPD n'est plus affiché sur le portail. Utile en pré-boarding, quand la personne a déjà été recrutée.


• Afficher les champs de profil étendus sur le portail candidat : l'écran d'informations du portail affiche aussi la description du profil, les types de contrat recherchés, le nombre d'années d'expérience, la devise et l'unité du salaire, ainsi que les TJM.

Cliquez sur Sauvegarder.

Affichages

Les affichages définissent les rubriques du portail. Ouvrez Portail Candidat - Menu avec l'icône de la colonne MàJ : la liste montre les rubriques proposées au candidat. Pour en ajouter une, par exemple ses documents, cliquez sur Affecter des Rubriques existantes, puis sur Mettre à jour. Vérifiez que l'affichage est Actif.

3. Créer le workflow de pré-boarding

Le workflow décrit les étapes que le futur collaborateur suit sur le portail.

1. Dans la rubrique Portail candidat, cliquez sur Workflows.


2. Cliquez sur Créer un nouveau workflow, saisissez son libellé, par exemple « Pré-boarding », puis ouvrez-le avec l'icône de la colonne MàJ.

Dans la fiche du workflow :

• Cibles : les candidats concernés (Tout le monde, ou seulement certains types ou statuts de candidats).


• Responsables : les personnes responsables du workflow. Elles peuvent par exemple être notifiées à la fin d'une étape.


• Modèle d'email de relance : l'email envoyé quand vous relancez un futur collaborateur depuis le suivi des processus.


• A la validation du processus > Modifier le statut du candidat : le statut appliqué au candidat quand il a terminé le workflow.

Le bloc Etapes liste les étapes dans leur ordre. Cliquez sur Créer une nouvelle etape pour en ajouter une ; faites-les glisser par l'icône à trois traits pour changer leur ordre.

Chaque étape a un Libellé, une Introduction (texte, liens, images) et un Type :

• Text uniquement : une page d'information, par exemple un message de bienvenue ou le programme du premier jour.


• Formulaire : le futur collaborateur répond à un questionnaire, par exemple une fiche de renseignements administratifs. Le questionnaire se crée au préalable dans les Questionnaires liés aux candidats.


• Import de documents : listez les types de documents attendus. Pour chacun, cochez Plusieurs fichiers possibles et Obligatoire si besoin.


• Signature électronique : le futur collaborateur signe un document en ligne, par exemple son contrat. Le document vient d'un Modèle de rapport, d'un Document déposé dans l'étape ou d'un Document de la fiche candidat (par type). Cette étape nécessite un service de signature électronique configuré sur votre compte : voir Signature de document.

Dans la section Notifications, cliquez sur Ajouter une action pour être prévenu quand le futur collaborateur termine l'étape, en particulier pour une étape d'import de documents. La section Règles permet de n'afficher l'étape qu'à certains candidats.

Votre paramétrage est terminé. Avant de l'utiliser, faites un essai avec votre propre adresse email pour vérifier le parcours.

4. Ouvrir l'accès au portail

1. Ouvrez la fiche du candidat recruté et cliquez sur Accès Portail.


2. Cochez Donner accès, vérifiez le Profil, l'Email et la langue (Communication en).


3. Laissez cochée la case Envoyer le courriel de notification d'accès.


4. Cliquez sur Sauvegarder.

Le futur collaborateur reçoit l'email que vous avez choisi dans Mail création d'un nouvel utilisateur, avec un lien unique pour choisir son mot de passe.

Une fois l'accès ouvert, la même page propose Renvoyer le courriel de création de compte, si la personne n'a pas reçu ou a perdu l'email, et Retirer l'accès.

5. Ce que voit le futur collaborateur

Le futur collaborateur se connecte au portail avec son email et son mot de passe.

Il voit les étapes de son workflow en haut de l'écran et les complète une à une, avec le bouton Suivant.

Sur une étape d'import de documents, il dépose ses pièces ; il peut Enregistrer le brouillon et revenir plus tard.

6. Suivre l'avancement

Dans la liste des candidats, cliquez sur le bouton Processus Portail. La liste affiche, pour chaque futur collaborateur, le Workflow, le Candidat, l'Etape en cours, le Statut Portail et la date de mise à jour (MàJ le).

Cochez des lignes puis ouvrez le menu Actions pour Envoyer un email de relance ou Reinitialiser les processus.

7. Récupérer les documents

Les documents déposés par le futur collaborateur arrivent dans la rubrique Documents de sa fiche candidat. À ce stade, il est toujours candidat dans Nicoka.

Le jour venu, convertissez-le en collaborateur : voir Convertir un candidat en collaborateur. Ses documents sont alors repris dans son dossier collaborateur, classés selon la catégorie de leur type de document.

Vous pouvez ensuite lancer votre processus d'intégration habituel : voir Créer une check-list d'intégration d'un nouveau collaborateur (Onboarding).