Configurer le service Hubtimize

Grâce à l'intégration Hubtimize d'ESALINK, Nicoka émet et reçoit vos factures électroniques conformément à la réforme de la facturation électronique. Les factures transitent par la plateforme agréée Hubtimize. Vous n'avez pas besoin d'un compte Hubtimize : tout le raccordement se fait depuis Nicoka.

Étape 1 — Créer le service

1. Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Administration, puis, dans la rubrique Inter Application, cliquez sur Services.
2. Cliquez sur Créer un nouveau service.
3. Saisissez un Libellé qui identifie facilement la société concernée, choisissez le Type Hubtimize - Facturation Electronique, puis cliquez sur Créer.

Créez un service Hubtimize par société à raccorder : une société ne peut être rattachée qu'à un seul service Hubtimize.

Étape 2 — Configurer le service

Sur la ligne de votre service Hubtimize, cliquez sur la roue dentée de la colonne Paramétrer. Dans la fenêtre qui s'ouvre :

1. Société (Interne) : choisissez la société à raccorder. Les sociétés déjà rattachées à un autre service Hubtimize ne sont pas proposées.
2. Identification et adresse : vérifiez les informations légales de la société (raison sociale, SIRET, numéro de TVA, adresse). Dans Identifiant de facturation électronique, saisissez simplement le SIREN de la société. Ces informations sont reportées sur la fiche de la société.
3. Informations pour l'activation du service :
   • Email : l'adresse d'une personne habilitée à signer pour la société ;
   • Mode de service : Émission uniquement (par défaut) pour envoyer vos factures de vente, ou Émission + réception pour recevoir aussi les factures de vos fournisseurs. En émission seule, les factures fournisseurs ne sont pas reçues dans Nicoka ;
   • Date d'activation du service : la date de raccordement souhaitée. Laissez la souris sur le champ pour voir la date au plus tôt (Date minimum), soit dix jours après aujourd'hui.
4. Cliquez sur Mettre à jour.

Ces deux rubriques s'affichent en français, quelle que soit la langue de votre interface.

Étape 3 — Activation du service

À l'enregistrement, Nicoka inscrit votre société auprès de Hubtimize et affiche Inscription à Hubtimize prise en compte. Si la société était déjà inscrite, Nicoka récupère son raccordement existant. Le service est alors activé : la coche apparaît dans la colonne Actif de la liste des services.

La plateforme agréée prend ensuite contact avec la personne dont vous avez indiqué l'email pour finaliser le raccordement. Celui-ci devient effectif à la date d'activation choisie.

Suivre la synchronisation

Dans la liste des services, l'icône de la colonne Synchronisation ouvre l'état des échanges avec Hubtimize : dernière synchronisation terminée et flux en attente de reprise.

Identifiant de facturation électronique

L'identifiant de facturation électronique est l'adresse de votre société dans l'annuaire national de la facturation électronique : c'est lui qui permet d'acheminer les factures. Dans le paramétrage du service, il suffit de saisir le SIREN de la société ; aucune autre saisie n'est nécessaire dans Nicoka.

Et ensuite ?

Pour envoyer vos factures par Hubtimize, ajoutez l'étape d'envoi à votre workflow de vente : voir Configurer vos workflows de facturation pour la facturation électronique. Pour le fonctionnement au quotidien, voir Facturation électronique : comment cela fonctionne dans Nicoka ?