Connecter votre compte Pennylane dans Nicoka

Le connecteur Pennylane synchronise vos factures de vente et d'achat, vos clients et vos fournisseurs entre Nicoka et Pennylane. Il limite les saisies en double et garde vos données comptables cohérentes. Cet article explique comment connecter votre compte Pennylane puis régler la synchronisation.

Étape 1 — Connecter votre compte Pennylane

1. Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Intégrations.
2. Sur la tuile Pennylane, cliquez sur Configurer.

3. Dans le panneau qui s'ouvre, cliquez sur Connecter mon compte Pennylane.

4. Choisissez votre méthode de connexion :
   • Se connecter avec OAuth : vous êtes redirigé vers Pennylane. Connectez-vous avec vos identifiants Pennylane, choisissez l'entreprise à connecter puis autorisez l'accès. De retour dans Nicoka, le message Le compte Pennylane est bien connecté. s'affiche.
   • Configurer un token API : utilisez un token API société généré dans Pennylane. La connexion est alors partagée par toute l'instance.

Avec un token API, renseignez le Jeton d'accès, choisissez la Société Nicoka à relier et, si besoin, limitez la connexion à certains utilisateurs avec Accessible par. Cliquez ensuite sur Sauvegarder.

Une société Nicoka ne peut être reliée qu'à une seule connexion Pennylane. Dès la connexion, Nicoka lance une première synchronisation ; elle tourne ensuite automatiquement en arrière-plan.

Étape 2 — Terminer la configuration

Une fois connecté, votre compte apparaît dans le panneau Pennylane avec son statut. Tant qu'aucune société Nicoka n'est choisie, il affiche Configuration à terminer : cliquez sur Compléter la configuration. Par la suite, le bouton Configurer du compte rouvre la même fenêtre.

La fenêtre de configuration comporte cinq sections. Cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer vos réglages.

1. Société : la société Nicoka reliée à ce compte Pennylane.
2. Factures de vente : voir ci-dessous.
3. Factures d'achat : voir ci-dessous.
4. Synchronisation clients / fournisseurs : voir ci-dessous.
5. Synchroniser les paiements de factures : crée dans Nicoka un paiement à la date du mouvement bancaire Pennylane, pour vos statistiques d'encaissement. L'option Simuler la synchronisation des paiements n'enregistre rien et indique ce qui serait créé ou rejeté.

Factures de vente

Synchronisation des factures de vente :

• Push seulement (Nicoka → Pennylane) : vos factures partent de Nicoka vers Pennylane. C'est le réglage par défaut.
• Bidirectionnel : les factures sont synchronisées dans les deux sens ; la modification la plus récente gagne.

Mode de création des factures de vente :

• Création directe (numéro et PDF par Pennylane) : Pennylane attribue le numéro et génère le PDF ; la facture y est créée en brouillon.
• Import PDF (numéro et PDF par Nicoka) : Pennylane reçoit le PDF de Nicoka et la facture garde son numéro Nicoka. Ce mode propose aussi Importer comme incomplet (import PDF uniquement) et Envoyer automatiquement les factures de ces types : les factures des types choisis partent vers Pennylane dès qu'elles ne sont plus en brouillon, sans étape de workflow. Les factures annulées ne partent pas, ni celles datées d'avant l'activation de l'option.

Factures d'achat

Cochez Activer la synchronisation des factures d'achat pour importer vos factures fournisseurs depuis Pennylane. Les options suivantes apparaissent alors :

• Statuts de paiement Pennylane à importer et Statuts comptables Pennylane à importer : seules les factures qui ont les statuts cochés sont importées. Aucun statut coché sur un axe veut dire aucun filtre sur cet axe.
• Catégories Pennylane à importer (ids) : pour n'importer que les factures qui portent l'une de ces catégories analytiques. Vide, aucun filtre.
• Créer les fournisseurs absents à l'import des factures : sans cette option, une facture dont le fournisseur n'existe pas dans Nicoka est ignorée.
• Synchronisation des factures d'achat : Pull seulement (Pennylane → Nicoka) (par défaut) importe depuis Pennylane ; Bidirectionnel pousse aussi vos factures d'achat et leurs mises à jour vers Pennylane.

Synchronisation clients / fournisseurs

Pour vos clients, et pour vos fournisseurs si la synchronisation des achats est activée, deux tableaux règlent les échanges.

Critères de rapprochement : avant de créer un client ou un fournisseur dans Pennylane, Nicoka cherche s'il y existe déjà. Les critères sont essayés dans l'ordre ; le premier qui correspond l'emporte. Si aucun ne correspond, le tiers est créé dans Pennylane. Par défaut :

• clients : Référence externe, SIREN et Email (rapproché de l'Email principal Pennylane) ;
• fournisseurs : Référence externe et Email.

Pennylane ne permet de rechercher que sur certains champs : le nom, l'email principal, la référence externe et, pour les clients, le SIREN.

Champs synchronisés : pour chaque champ (Nom, Email, Téléphone, Référence externe, SIREN / numéro d'identification, Numéro de TVA, IBAN, Adresse, Code postal, Ville, Pays), choisissez le champ Pennylane correspondant et le Sens :

• Nicoka vers Pennylane : la valeur Nicoka met à jour Pennylane ;
• Pennylane vers Nicoka : la valeur Pennylane met à jour Nicoka ;
• Bidirectionnel : la modification la plus récente gagne, d'après la date de modification dans chaque application ;
• Protégé : la valeur ne remplit que les champs vides de l'autre côté ; une donnée déjà renseignée n'est jamais écrasée.

Par défaut, le nom, l'email et le téléphone sont en Bidirectionnel, le SIREN, le numéro de TVA et l'IBAN des fournisseurs en Protégé, et l'adresse vient de Pennylane.

Conseil : gardez en Protégé les informations légales (SIREN, numéro de TVA, IBAN) pour éviter de modifier par erreur une donnée validée.

Envoyer vos factures et devis vers Pennylane

• Factures : ajoutez à votre workflow de vente une étape qui porte l'objet lié Envoi de facture électronique avec le fournisseur Pennylane. La facture est envoyée vers Pennylane quand elle passe à cette étape ; si des informations manquent, Nicoka vous demande de les compléter avant l'envoi. Voir Configurer vos workflows de facturation pour la facturation électronique.
• Devis : de la même façon, l'objet lié Envoyer le devis d'une étape de votre workflow de devis envoie le devis vers Pennylane.

Pour comprendre l'envoi des factures électroniques, voir Facturation électronique : comment cela fonctionne dans Nicoka ?