Données de paie et RH : ce qu'ADA et le connecteur MCP ne consultent pas
ADA et le connecteur MCP lisent vos données Nicoka avec vos droits d'utilisateur. Une partie des données RH reste pourtant hors de leur portée, même pour un utilisateur qui a le droit de la consulter : la paie, les coordonnées bancaires, les contrats de travail et les évaluations.
Cette page liste ces données, décrit ce que répond l'assistant quand on les lui demande, et explique comment fermer à l'IA vos propres documents sensibles.
Objectifs
- Savoir quelles données l'IA ne consulte jamais.
- Comprendre la réponse de l'assistant quand on lui en demande.
- Fermer à l'IA vos propres types de documents sensibles.
1. Pourquoi ces données sont exclues
Une conversation avec un assistant est conservée, peut être résumée ou partagée, et peut contenir du texte venu de l'extérieur, comme un email ou un CV. Ce n'est pas le bon endroit pour un bulletin de paie ou un IBAN. Ces données se consultent donc dans les écrans RH de Nicoka, et pas par l'assistant.
Vos droits ne changent pas. Cette règle s'applique uniquement à ADA et au connecteur MCP. Un utilisateur qui a accès à la paie la consulte toujours dans Nicoka et par l'API, comme avant.
2. Les données exclues
2.1 Les fiches exclues en totalité
L'assistant ne lit, ne recherche et ne modifie aucune de ces fiches :
- les bulletins de paie et leurs imports ;
- les coordonnées bancaires des collaborateurs ;
- les contrats de travail ;
- les exports de paie ;
- les évaluations des collaborateurs ;
- l'historique des salaires, les primes et l'historique des coûts d'un collaborateur.
2.2 Les champs masqués
Les fiches suivantes restent accessibles à l'assistant, mais sans ces champs :
- Fiche collaborateur : salaire, salaire brut annuel, unité du salaire, coût salarial et son unité, fiche de paie papier.
- Postes occupés par un collaborateur : salaire.
- Toutes les fiches, qu'il s'agisse d'un collaborateur, d'un client, d'un fournisseur ou d'une société : IBAN et BIC.
Le salaire souhaité d'un candidat n'est pas concerné. Il reste visible pour vos recherches de candidats et vos shortlists.
2.3 Les documents
Les documents dont le type est marqué Donnée sensible (IA) n'apparaissent dans aucune recherche de l'assistant, et il refuse de les ouvrir. Le type standard Sanction disciplinaire est marqué par défaut. Vous pouvez en marquer d'autres, voir le point 4.
2.4 Les rapports
ADA ne crée pas et ne modifie pas un rapport qui contient une colonne de salaire. Avec le connecteur MCP, un rapport existant qui en contient n'est ni proposé ni exécuté.
3. Ce que répond l'assistant
Quand vous demandez une donnée exclue, l'assistant vous répond qu'elle ne se consulte pas par son intermédiaire, et vous invite à ouvrir l'écran RH concerné dans Nicoka.
Une demande de modification, par exemple changer un salaire ou un IBAN, est refusée de la même façon : rien n'est modifié, et l'assistant vous le dit.
4. Fermer vos propres données à l'IA
La liste du point 2 s'applique à toutes les instances Nicoka et ne peut pas être réduite. Vous pouvez en revanche l'étendre à vos propres données.
4.1 Un type de document
- Ouvrez Types dans le paramétrage du module Documents.
- Ouvrez le type concerné, par exemple « Arrêt de travail » ou « Mutuelle ».
- Cochez Donnée sensible (IA), puis enregistrez.
Les documents de ce type sortent des recherches de l'assistant dès l'enregistrement. La même case existe sur les types de documents des candidats, dans le paramétrage du module Recrutement.
4.2 Un objet ou un champ standard
Pour fermer à l'IA un objet entier ou un champ standard d'une fiche, contactez le support Nicoka.
À savoir : les champs personnalisés ne peuvent pas être marqués. Si vous enregistrez une donnée sensible dans un champ personnalisé, l'assistant peut la lire. Gardez ces données dans les champs standard prévus pour elles, ou dans un document d'un type marqué.
Questions fréquentes
Un responsable RH peut-il obtenir la paie par l'assistant ?
Non. La règle s'applique quels que soient les droits de l'utilisateur.
Est-ce que cela retire un droit dans Nicoka ?
Non. Les écrans RH et l'API fonctionnent comme avant.
Peut-on rouvrir la paie à l'assistant ?
Non. Les données listées au point 2 restent exclues sur toutes les instances.