Créer un échéancier de facturation

Un échéancier de facturation découpe la facturation d'un devis ou d'une commande en plusieurs échéances : par périodes (abonnement, contrat mensuel), par étapes d'avancement ou ligne par ligne. Nicoka vous rappelle ensuite les échéances à facturer, une par une ou toutes en même temps. Nous vous conseillons de poser l'échéancier sur la commande : elle reprend le bon de commande que votre client vous a adressé.

Créer l'échéancier

1. Ouvrez la commande, après avoir saisi ses lignes, puis l'onglet Echéancier.
2. Cliquez sur Ajouter un echéancier de Facturation. Vous pouvez aussi passer par Actions > Créer un échéancier de facturation.

3. Choisissez le Type d'échéancier (voir ci-dessous).
4. Indiquez les dates de la 1ere échéance et de la Dernière échéance.
5. Pour un échéancier périodique, choisissez la Fréquence (Mensuelle, Bimestrielle, Trimestrielle, Semestrielle, Annuelle…), le jour de facturation dans Le (un jour du mois ou Dernier jour du mois), puis A échoir ou A échéance. Le Nb. d'échéances se calcule tout seul à partir des dates et de la fréquence.
6. Pour les autres types, saisissez le Nb. d'échéances.
7. Cliquez sur Créer.

Les types d'échéancier

Il en existe cinq. Leur description s'affiche dans la liste Type.

• Répartition par pourcentage : vous définissez le nombre d'échéances et le pourcentage du montant total facturé à chacune. Ce type convient à une facturation à l'avancement, par exemple par phase d'un projet au forfait.
• Montants définis manuellement : vous saisissez vous-même le montant de chaque échéance.
• Périodique - Montant basé sur la consommation : une échéance par période, dont le montant peut varier selon l'usage (abonnements, jours facturés, utilisateurs…). Les lignes qui ne sont pas des abonnements, comme un forfait de mise en place, sont ajoutées à la première échéance.
• Périodique - Montant identique chaque période : le montant total est divisé en parts égales sur toutes les échéances.
• Une échéance par ligne de commande/devis : Nicoka crée une échéance pour chaque ligne facturable du devis ou de la commande.

Échéancier automatique : la modalité de facturation à tranches

Quand vos conditions sont toujours les mêmes (30 % à la commande, solde à l'arrivée du candidat…), posez-les une fois sur une modalité de facturation : chaque commande créée avec cette modalité reçoit son échéancier sans rien saisir.

1. Dans Paramétrage > CRM > Modalités de facturation, créez ou modifiez une modalité.
2. Choisissez Type d'échéancier = Répartition par pourcentage, puis renseignez les Tranches : un libellé, le Taux (la somme doit faire 100 %), l'Évènement qui date l'échéance (Date de la commande, Démarrage de la mission, Fin de la période d'essai ou Fin de la mission) et un délai en Jours après cet évènement.
3. Affectez la modalité au compte client : elle est proposée par défaut à la création de ses commandes, où vous pouvez encore en choisir une autre.

À la création de la commande, Nicoka crée une échéance par tranche. La dernière prend le reliquat, pour que le total corresponde toujours à la commande, même après l'ajout d'une ligne. Les échéances sont datées quand l'évènement est connu : la date de la commande, ou, pour une commande créée depuis un poste avec son candidat retenu, la date d'embauche, la fin de la période d'essai et la fin de contrat validées sur la candidature. Sinon l'échéance reste sans date et sa règle s'affiche dans la colonne Règle : datez-la à la main dès que vous connaissez la date.

À savoir : la modalité d'une commande dont l'échéancier a été généré ne peut plus être changée ; une commande créée depuis un devis garde les échéances du devis ; une modalité sans tranches reste une simple mention sur la commande.

Suivre et ajuster les échéances

L'onglet Echéancier rappelle le type, la période et la fréquence, puis liste les échéances avec leur période, leur date, leur Estimation et le Total Facturé.

• Les icônes de chaque ligne permettent de modifier ou de supprimer une échéance ; Ajouter une echéance en ajoute une.
• Modifier l'échéancier recalcule les échéances avec de nouveaux paramètres ; Supprimer l'échéancier le supprime entièrement, par exemple en cas d'erreur.

Pour une répartition par pourcentage, les montants de la colonne Estimation suivent les lignes de la commande tant que l'échéance n'est pas facturée ; pour les autres types, ils sont calculés à la création de l'échéancier et ne bougent plus. La facture, elle, est toujours calculée à partir des lignes de la commande au moment où vous facturez.

Facturer une échéance

1. Sur la ligne de l'échéance, cliquez sur Facturer.
2. Vérifiez le Type de facture, l'Echéance et le Taux de TVA. Selon le type d'échéancier, choisissez aussi le Mode : Multiligne reprend le détail des lignes de la commande, Agréger sur une seule ligne les regroupe en une seule ligne.
3. Cliquez sur Générer.

La facture est créée à la date de l'échéance et s'ouvre. Il vous reste à la vérifier et à l'envoyer : voir Création et envoi d'une facture.

Facturer plusieurs échéances en une fois

1. Dans le menu latéral, cliquez sur Ventes, puis sur Factures, et cliquez sur Echéancier.
2. Choisissez une Date et, si besoin, les Comptes, les Projets ou les Modalités de facturation, puis cliquez sur Rechercher. La liste affiche les échéances à facturer, jusqu'à un mois après la date choisie.
3. Cochez les échéances à facturer, cliquez sur Actions, puis sur Générer les Factures.

4. Choisissez le Type de facture, puis cliquez sur Générer.

Nicoka crée une facture par échéance, datée de l'échéance. Le bouton Facturer de chaque ligne facture une seule échéance.

Bon à savoir : si la commande est rattachée à un projet dont le mode de facturation est Sur échéancier - Multi-ligne ou Sur échéancier - Une seule ligne, c'est l'échéancier de la commande qui fait foi pour facturer le projet. Voir De la commande à la facture : le flux Projet et Feuilles de temps.