Envoi de documents et demande d'accusé de lecture / signature

Cette fonctionnalité permet d'envoyer un ou plusieurs documents à un collaborateur, et de lui demander :

• un accusé de lecture (confirmation que le document a été ouvert et lu),
• un accusé de signature (preuve que le destinataire a signé le document électroniquement et authentification).

Elle centralise l’envoi, le suivi et la traçabilité pour vos processus RH (règlement interne, note interne, attestation de formation...).

Attention, cette fonctionnalité de signature n'a pas de valeur probante et ne vient en aucun cas se substituer à une solution de signature numérique de type Docusign. 

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Objectifs

• Faciliter l’envoi de documents individuels et conserver une preuve de lecture
• Simplifier le parcours collaborateur
• Gagner du temps pour les équipes RH
• Conserver un historique de consultation du document

1. Étapes — Envoi d’un document

1. Allez dans le dossier du collaborateur dans la partie "Documents".
2. Glissez déposez le fichier ou cliquez sur Ajouter un fichier dans le sous-dossier de votre choix

3. Une fois le document chargé, cliquez sur l'icone "Demandes" parmi les différents choix de bouton d'actions. 

4. La fenêtre qui s'ouvre vous propose 2 possibilités :
- soit envoyer une demande de lecture, 
- soit envoyer une demande de signature. 

5. Le collaborateur reçoit par mail un lien d'accès avec un lien dynamique vers le document disponible dans son espace documentaire. Une fenêtre jaune s'affiche en haut de l'écran pour demander une action de la part du destinataire. 

2. Suivi du document

De votre côté, vous pourrez suivre l'état de la demande de signature/ou demande de lecture en cliquant sur l'icône "i". 

Si besoin, vous pouvez envoyer une relance manuellement pour renvoyer le mail au destinataire.

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3. Cas d’usage adaptés à la signature “Nicoka”

Utilisez cette fonctionnalité pour tous les documents internes où la valeur probante légale n’est pas indispensable, mais où une trace est utile :

• Accusé de lecture du règlement intérieur ou d’une note de service
• Validation d’une charte informatique ou charte télétravail
• Attestation de remise d’équipement ou de badge d’accès
• Reconnaissance de suivi de formation interne
• Validation d’un document RH informatif (ex : politique congés, process interne, guide collaborateur)

👉 L’objectif ici est d’obtenir une preuve de consultation ou d’acceptation dans le SIRH, sans passer par une signature électronique qualifiée.

Bonnes pratiques

• Fournir un message clair et indiquer la date limite de lecture/signature lors de l'envoi 
• Regrouper les documents liés dans un seul envoi si possible.
• Préférer le format PDF pour garantir la conservation de la mise en page.