Envoyer un mail d'accusé de réception à un candidat

Un accusé de réception rassure le candidat : sa candidature est bien arrivée. Nicoka peut l'envoyer automatiquement, juste après chaque candidature à une offre et, si vous le souhaitez, après chaque candidature spontanée.

Pour suivre ces étapes, il vous faut un profil qui a accès au paramétrage des modules.

Étape 1 : préparer le modèle d'email (facultatif)

Nicoka fournit un modèle prêt à l'emploi, Notification après avoir postulé au candidat. Pour le consulter ou l'adapter :

1. Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Modules, puis cliquez sur Paramétrage sur la carte ATS.


2. Dans le menu de gauche, dépliez la rubrique Jobs, puis cliquez sur Templates d'email.


3. Cliquez sur Notification après avoir postulé au candidat.

Si le modèle vous convient, passez à l'étape suivante. Sinon, vous pouvez le modifier, ou cliquer sur l'icône Copier en haut à gauche pour travailler sur une copie que vous renommez. Les champs dynamiques (nom du candidat, libellé du job…) sont remplacés à l'envoi. L'icône Prévisualiser montre le rendu. Pour en savoir plus, voir Gérer les templates d'email.

Étape 2 : choisir la boîte mail d'envoi

1. Dans le menu de gauche du paramétrage de l'ATS, cliquez sur Points de paramétrage (l'écran s'ouvre par défaut).


2. En haut de la page, choisissez la Boite mail à utiliser pour envoyer les emails automatiques aux candidats.

Si vous laissez ce champ vide, les emails automatiques partent de l'adresse noreply@nicoka.com. Si la boîte choisie est déconnectée, ils partent aussi par le système d'envoi de Nicoka.

Étape 3 : activer l'accusé de réception

1. Toujours dans les Points de paramétrage, dépliez la section Candidature.


2. Dans Accusé de réception au candidat (candidature à une offre), choisissez le modèle de l'étape 1.


3. Cliquez sur Sauvegarder, en bas de la page.

Désormais, chaque candidat qui postule à une offre (depuis votre site carrière, un jobboard ou un formulaire de candidature relié à Nicoka) reçoit cet email juste après sa candidature. Laissez le champ vide pour ne rien envoyer.

Ne confondez pas ce point avec ses voisins de la même section :

• Notification après avoir postulé : la notification interne envoyée aux utilisateurs de Nicoka à chaque candidature ;


• Courriel aux responsables de l'offre (candidature à une offre) : l'email envoyé aux personnes en charge de l'offre (responsable, recruteurs, partenaires).

Quand l'accusé de réception n'est pas envoyé

Une candidature arrive sur l'étape de type Réception des candidatures du processus du job, ou à défaut sur sa première étape. Si cette étape envoie déjà son propre email automatique (Notifier le candidat réglé sur Avec email automatique), Nicoka n'envoie pas l'accusé de réception : le candidat reçoit seulement l'email de l'étape, et non deux messages. Pour régler une étape, voir Mettre à jour le processus de recrutement.

Accusé de réception des candidatures spontanées

Les candidatures spontanées, déposées sur votre site carrière sans choisir d'offre, ont leur propre réglage, dans la section Candidature Spontanée des Points de paramétrage :

• Accusé de réception au candidat (candidature spontanée) : le modèle envoyé au candidat juste après sa candidature spontanée. Laissez vide pour ne rien envoyer ;


• Accusé de réception au candidat (candidature spontanée) - Provenances concernées : pour n'envoyer l'accusé qu'aux candidats venant de certaines provenances, par exemple un site partenaire. Laissez vide pour l'envoyer quelle que soit la provenance.

Cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer vos choix.