Exports comptables

Une fois le module Comptabilité paramétré (voir Mise en place de la comptabilité), vous pouvez exporter vos pièces comptables : ce sont les fichiers à transmettre à votre expert-comptable. Nicoka exporte les pièces de vos ventes, de vos achats et de vos notes de frais.

Exporter les ventes

1. Dans le menu latéral, cliquez sur Ventes, puis sur Factures.
2. En haut à droite, cliquez sur Exporter, puis sur Export Pièces Comptables (Ventes), l'export standard de Nicoka.

3. Choisissez la Période : les factures et avoirs datés dans cette période sont exportés. Pour une seule facture, saisissez sa référence dans Facture.
4. Choisissez le Mode (voir ci-dessous), puis cliquez sur Générer.

Trois modes sont proposés :

• Prévisualiser uniquement : commencez toujours par ce mode. Il affiche les écritures qui seraient générées et signale les erreurs d'affectation, par exemple un client sans compte comptable ou un compte absent de votre plan comptable. Rien n'est enregistré.
• Générer les pièces comptables : quand l'aperçu ne signale plus d'erreur, ce mode génère les pièces et télécharge le fichier à transmettre à votre comptable.
• Afficher les pièces générées précédemment : pour exporter à nouveau des pièces déjà générées.

Corrigez les erreurs signalées (par exemple en renseignant le compte du client sur sa fiche, onglet Comptabilité), puis relancez l'aperçu. Le bouton Télécharger de l'aperçu permet de récupérer les écritures dans un tableur.

Attention : une fois les pièces comptables générées, les factures et avoirs concernés ne sont plus modifiables. Vérifiez toujours l'aperçu avant de générer.

Activer un autre format d'export

Par défaut, l'export comptable proposé est l'export standard Nicoka. Si votre comptable utilise un autre outil, activez le format correspondant :

1. Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Modules, puis cliquez sur Paramétrage sur la carte Gestion des ventes.
2. Dépliez la rubrique Ventes et cliquez sur Interfaces : la liste présente les formats disponibles (Cegid, Sage, Idylis…).

3. Cliquez sur l'icône de la colonne MàJ du format voulu, cochez Actif, puis cliquez sur Mettre à jour.

Le format apparaît alors dans le menu Exporter des factures. L'icône de la colonne Paramétrer permet de régler certains paramètres du format (valeurs fixes, tables de correspondance…). Pour toute question sur ce paramétrage, ou si l'outil de votre comptable n'est pas proposé, faites-nous un feedback en indiquant l'outil utilisé.

Exporter les achats

Dans le menu latéral, cliquez sur Achats, puis sur Factures. Cliquez sur Exporter, puis sur Export Pièces Comptables (Achats). L'écran et les modes sont les mêmes que pour les ventes.

Les autres formats d'export des achats s'activent de la même façon, dans le paramétrage de la Gestion des achats.

Exporter les notes de frais

Dans le menu latéral, cliquez sur Mon Equipe, puis sur Notes de frais. Cliquez sur Interfaces, puis sur Export Pièces Comptables, qui fonctionne comme l'export des ventes.

Le même menu propose aussi les autres formats actifs pour les notes de frais et le téléchargement des justificatifs (Télécharger les PJs).

Pour exporter vers Sage ou Cegid, avec le fichier TRA de Cegid Expert et les justificatifs, voir Exporter les notes de frais vers Sage ou Cegid.