Fermer l'accès au portail candidat à la date d'embauche

Le portail candidat sert souvent au pré-boarding : avant son arrivée, votre futur collaborateur y suit son parcours et vous transmet ses documents. Une fois embauché, il n'en a plus besoin. Une alerte sur la date d'embauche lui retire cet accès automatiquement, comme Nicoka désactive déjà le compte d'un collaborateur qui quitte l'entreprise.

Créer l'alerte

1. Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Modules, puis cliquez sur Paramétrage sur la carte ATS.
2. Dans la rubrique Candidats, cliquez sur Alertes, puis sur Créer une nouvelle alerte.
3. Renseignez la fenêtre :
   • Entité : Candidat ;
   • Libellé : par exemple « Fermeture du portail candidat à l'embauche » ;
   • Déclencher l'événement : 0, Jours, Après, puis Date d'embauche ;
   • Actions : Evènement, puis Retirer l'accès.
4. Cliquez sur Créer.

Aucune règle n'est nécessaire : l'alerte ne concerne que les candidats dont la date d'embauche tombe ce jour-là. Les cibles ne servent pas pour cette action, laissez-les telles quelles.

Ce que fait l'alerte

• Le jour de la date d'embauche, le compte du candidat sur le portail est désactivé : il ne peut plus s'y connecter.
• Sur la fiche candidat, le champ Accès au portail passe à Pas d'accès, et la modification apparaît dans l'historique de la fiche.
• Si le même compte lui donne aussi accès à Nicoka, par exemple en tant que collaborateur, seul l'accès au portail candidat est retiré : son autre accès reste ouvert.

À savoir

• L'alerte agit à partir de sa création : elle ne ferme pas l'accès des candidats déjà embauchés. Pour eux, ouvrez l'onglet Accès Portail de la fiche candidat et cliquez sur Retirer l'accès.
• Pour laisser l'accès ouvert quelques jours après l'arrivée, indiquez un délai, par exemple 7 Jours Après.
• Pour en savoir plus, voir Alertes et évènements et Configuration du pré-boarding.