Gérer le départ d'un collaborateur

Quand un collaborateur quitte l'entreprise, vous enregistrez la fin de son contrat dans Nicoka, vous suivez les tâches de son départ et vous coupez son accès à l'application. Cet article décrit ces étapes dans l'ordre.

Mettre fin au contrat

1. Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Collaborateurs, puis cliquez sur le nom du collaborateur.

2. Dans le menu de la fiche, cliquez sur Données Professionnelles.
3. Dans le bloc Contrats, cliquez sur l'icône orange Mettre fin au contrat de la ligne du contrat en cours, ou sur le bouton Mettre fin au contrat sous le tableau.

4. Dans la fenêtre Mettre fin au contrat, renseignez :
   • Motif fin de contrat : démission, fin du contrat, licenciement, rupture conventionnelle, départ à la retraite… ;
   • Date de la demande : la date à laquelle vous avez reçu la demande, en général la date de la démission ;
   • Fin le : la date de fin du contrat ;
   • Date de départ : la date à laquelle le collaborateur quitte l'entreprise. Si vous la laissez vide, elle reprend la date de fin du contrat le jour où celle-ci est atteinte ;
   • Commentaires ;
   • Lettre de démission ou de licenciement : cliquez sur le trombone pour joindre le document.
   Selon le motif choisi, la date de la demande et les commentaires peuvent être obligatoires (c'est le cas pour une démission ou une rupture conventionnelle).
5. Cliquez sur Sauvegarder.

Vous pouvez enregistrer la fin du contrat à l'avance. Après une démission, le collaborateur passe au statut Démissionné jusqu'à son départ. Une fois la date de départ passée, son statut devient A quitté. La ligne du contrat affiche alors la fin, la date de départ et le motif.

En cas d'erreur, le bouton vert de la ligne du contrat (Annuler la fin de Contrat) annule la fin du contrat. Une raison vous est demandée.

Suivre la checklist de départ

La rubrique Départ de la fiche du collaborateur regroupe les tâches à réaliser : rendre le matériel, solde de tout compte… Si la checklist n'existe pas encore, cliquez sur Générer les tâches depuis le modèle. Cochez ensuite chaque tâche une fois faite : la progression s'affiche en haut de la rubrique. Le bouton Annuler supprime la checklist du collaborateur.

Le modèle de checklist se prépare une fois pour toutes :

1. Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Modules, puis cliquez sur Paramétrage sur la carte Ressources.
2. Dans la rubrique Collaborateur, cliquez sur Départ.
3. Créez vos catégories de tâches avec Créer une nouvelle catégorie, par exemple une par service, puis vos tâches avec Créer une nouvelle tâche.

Le fonctionnement est le même que pour l'intégration : voir Créer une check-list d'intégration d'un nouveau collaborateur.

Pensez aussi à récupérer le matériel prêté au collaborateur : rubrique Equipements de sa fiche, ou fiche de chaque équipement, bouton Retirer. Le détail : Gestion des équipements.

Couper l'accès à Nicoka

Si le collaborateur avait un accès à Nicoka, il est désactivé automatiquement dans la nuit qui suit son passage au statut A quitté. Vous pouvez aussi le couper vous-même, à tout moment :

1. Sur la fiche du collaborateur, cliquez sur Accès.
2. Cliquez sur Retirer l'accès.

Le collaborateur ne peut plus se connecter. La rubrique Accès affiche alors Pas d'accès.