6 étapes essentielles dans la configuration de la facturation
Objectifs :
- À l’issue de cette documentation, l’utilisateur sera capable de comprendre l’importance de la configuration de la facturation dans Nicoka pour assurer une gestion fluide et conforme des ventes.- S'imprégner des 6 étapes essentielles avant de générer une première facture
Étape 1 : Compléter votre fiche société
La configuration de la facturation commence par la mise à jour des informations de votre société. Ces données seront utilisées dans les modèles de factures et d’autres documents commerciaux.
👉 Action à réaliser :
Renseignez les informations essentielles comme :
- Le nom de votre entreprise
- Le N° SIRET
- Le N° TVA
- L’adresse de facturation
- Le logo de votre société
- Les coordonnées bancaires (IBAN, BIC)
📍 Chemin d'accès ?
➡ Administration > Sociétés
Étape 2 : Créer votre modèle de facture PDF
Vous pouvez personnaliser le modèle de facture en utilisant le modèle par défaut fourni par Nicoka.
👉 Actions possibles :
- Insérer les étiquettes de données dynamiques (ex. : nom du client, montant, date d’échéance…).
- Modifier la mise en page selon votre identité visuelle.
- Ajouter des mentions légales obligatoires si nécessaire.
📍 Chemin d'accès ?
➡ Modules > Gestion des Ventes > Templates PDF
Étape 3 : Configurer vos templates d’e-mails
Un e-mail par défaut est proposé pour l’envoi des factures, mais vous avez la possibilité de le personnaliser selon vos besoins.
👉 Actions possibles :
- Modifier le contenu de l’e-mail pour qu’il corresponde à votre charte de communication.
- Dupliquer le modèle pour créer des e-mails adaptés à différentes situations (ex. : envoi initial, relance de paiement en retard).
📍 Chemin d'accès ?
➡ Modules > Gestion des Ventes > Templates d’email
Étape 4 : Création des produits et services
Afin d’uniformiser les devis et factures, vous devez créer une base de produits et services.
👉 Données à renseigner pour chaque produit/service :
- Code produit (référence) unique
- Unité de facturation (ex. : unité, heure, forfait…)
- Libellé (nom du produit ou service)
- Type (bien ou service)
📍 Chemin d'accès ?
➡ Ventes > Produits/Services > Créer un nouveau produit
Étape 5 : Définir la règle de numérotation des factures
Vous pouvez personnaliser la numérotation de vos factures selon vos préférences.
👉 Exemple de configuration :
- Valeur fixe : F-
- Année en cours : 2025
- Séparateur : "-"
- Numéro automatique : 00001 (5 chiffres)
📍 Où ?
➡ Gestion des Ventes > Numérotation des documents
Étape 6 : Configuration du processus de facturation
Cette étape concerne le paramétrage avancé du workflow de facturation. Elle nécessite l’intervention de votre interlocuteur technique chez Nicoka.
👉 Action :
Contactez le support technique une fois les 5 premières étapes finalisées.
📍 Où ?
➡ Gestion des Ventes > Ventes > Workflow
🎯 Dernière étape : Création de votre première facture
Une fois la configuration terminée, vous pouvez générer votre première facture en allant dans :
➡ Ventes > Factures > Créer une nouvelle facture
Si nécessaire, vous pouvez modifier manuellement le premier numéro de facture.