Fiche Société
La fiche de votre société fait partie des premiers paramétrages à faire dans Nicoka. Si vous gérez plusieurs sociétés, chacune a sa propre fiche. Les informations que vous y saisissez (raison sociale, SIRET, numéro de TVA, adresse, coordonnées bancaires, logo…) sont reprises dans vos modèles de documents et d'emails, par exemple sur vos factures, qui doivent porter certaines mentions obligatoires.
Ouvrir la fiche de votre société
- Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Administration.
- Dans la rubrique Compte, cliquez sur Sociétés.
- Cliquez sur le nom de la société pour ouvrir sa fiche. Le bouton Ajouter crée une nouvelle société.
Ajouter le logo
En haut à gauche de la fiche, cliquez sur l'image (ou les initiales) de la société, puis choisissez votre fichier (formats png, jpg ou gif). Les flèches qui apparaissent au survol permettent de faire pivoter l'image.
Ce logo est repris dans vos modèles de documents PDF et Word par l'étiquette Logo : c'est le logo de la société de l'auteur du document.
La page Informations
La page Informations regroupe l'identité de la société. Complétez au minimum :
- en haut : Société (le nom usuel), Raison sociale, Code, Site web et Tél. Standard ;
- Identification : Président et Qualité du président, Forme juridique, Capital, SIRET, Numéro de TVA, Identifiant de facturation électronique, RCS et RC Lieux, Code NAF et Convention collective.
Plus bas sur la même page :
- Données Comptables : la Devise, les dates de début et de fin d'exercice fiscal, et le Coefficient de charges patronales, appliqué au salaire brut pour estimer le coût chargé d'un collaborateur (1,45 si vous le laissez vide) ;
- Calendrier et Horaire de travail : le pays des Jours fériés, le Fuseau horaire, les formats de date et de nombre, la Durée en heure d'une journée et les horaires de travail ;
- Certifications et Tampons : l'organisme certifiant, et les images du tampon de la société, avec ou sans signature ;
- Textes : le Pied de page de vos documents, par exemple la raison sociale, l'adresse, le RCS, le SIRET et le numéro de TVA ;
- Adresse Principale : l'adresse du siège.
Cliquez sur Sauvegarder, en bas de la page.
Les coordonnées bancaires
Ouvrez la page Coordonnées Bancaires et renseignez le Titulaire du compte, le Nom de la banque, le Code BIC/Swift, l'IBAN et, si vous prélevez vos clients, le N° ICS. Cliquez sur Sauvegarder.
Chaque société a un seul compte bancaire. Il sert à communiquer votre IBAN sur vos factures et dans vos factures électroniques, ainsi qu'à vos virements et prélèvements.
À quoi servent ces informations ?
Les champs de la fiche société sont disponibles comme variables dans vos modèles d'emails et de documents (factures, contrats, attestations…) : au moment de l'envoi ou de la génération, chaque variable est remplacée par la valeur de la société concernée. Dans les modèles de documents PDF et Word, les étiquettes Logo et Pieds de page société reprennent directement le logo et le pied de page.
Pour aller plus loin :