Fusionner deux comptes ou deux sociétés

Deux fiches pour la même entreprise, à la suite d'un import ou d'une double saisie ? Nicoka permet de les fusionner en une seule : les données de la fiche absorbée rejoignent la fiche conservée, qui garde ainsi tout l'historique. Cet article décrit la fusion de deux comptes (CRM) et de deux sociétés (entreprises des candidats), et ce qui est repris dans chaque cas.

Une fusion ne peut pas être annulée. Ouvrez les deux fiches avant de confirmer, et commencez toujours par la fiche que vous souhaitez garder. Pour les personnes, voir Fusionner des contacts.

Comptes ou sociétés ?

• Les comptes sont vos clients et prospects du CRM : menu CRM > Comptes. Ils portent les contacts, les opportunités, les devis, les commandes et les factures.
• Les sociétés sont les entreprises rattachées aux candidats : leur employeur actuel et les entreprises de leurs expériences. Elles se gèrent dans le menu Recrutement > Sociétés.

La fusion fonctionne de la même façon pour les deux, depuis la fiche à conserver. Elle demande le droit de modification et le droit de suppression sur l'entité concernée : sans ces droits, l'entrée Fusionner n'apparaît pas.

Fusionner deux comptes

1. Ouvrez la fiche du compte à conserver.
2. En haut de la fiche, ouvrez le bouton Actions et cliquez sur Fusionner.

3. Dans la fenêtre Fusionner le Compte, choisissez le compte à absorber dans le champ Le Compte. La ligne se lit de gauche à droite : ce compte sera fusionné dans le compte ouvert, dont le nom est rappelé à droite.
4. Cliquez sur Fusionner. Le message Fusion effectuée confirme l'opération et la fiche conservée se recharge.

Le compte absorbé est supprimé. La fiche conservée reçoit :

• les contacts : les personnes du compte absorbé sont rattachées au compte conservé, y compris celles qui lui étaient reliées comme compte secondaire ;
• le commercial : opportunités, devis, commandes et factures ;
• le recrutement : les missions du compte absorbé ;
• l'historique : activités (notes, appels, emails), tâches, événements d'agenda et documents ;
• les responsables et partenaires du compte, sans doublon ;
• les sites (établissements) et les éléments qui y sont rattachés ;
• les données de la fiche : téléphone, email, adresses, champs personnalisés et identifiants externes (Pappers, HubSpot…) ne sont repris que s'ils sont vides sur la fiche conservée. Les compteurs (nombre de missions, d'opportunités, de factures) sont additionnés.

Fusionner deux sociétés

1. Ouvrez la fiche de la société à conserver, depuis Recrutement > Sociétés ou depuis l'expérience d'un candidat.
2. En haut de la fiche, ouvrez le bouton Actions et cliquez sur Fusionner.
3. Dans la fenêtre Fusionner la Société Externe, choisissez la société à absorber dans le champ La Société Externe, puis cliquez sur Fusionner.

La société absorbée est supprimée. Les candidats dont elle était l'employeur actuel, et les expériences qui la citaient, pointent désormais vers la société conservée. Les adresses, champs personnalisés et identifiants externes de la fiche absorbée complètent les champs vides de la fiche conservée.

Fusionner plusieurs sociétés d'un coup

Depuis la liste Recrutement > Sociétés, vous pouvez traiter plusieurs doublons en une fois :

1. Cochez les sociétés concernées, puis choisissez l'action de masse Fusionner.
2. La fenêtre rappelle, en rouge, les sociétés sélectionnées. Choisissez dans la liste la société à conserver, puis cliquez sur Fusionner.

Toutes les fiches qui citaient l'une des sociétés sélectionnées (candidats, expériences, missions…) sont redirigées vers la société conservée ; les autres sont supprimées. Cette action demande en plus le droit de modification en masse sur les sociétés. Elle n'existe pas pour les comptes : fusionnez-les deux par deux depuis leur fiche.

Questions fréquentes

Peut-on annuler une fusion ?
Non. La fiche absorbée est supprimée et ses données sont réparties sur la fiche conservée. Vérifiez les deux fiches avant de confirmer.

Que deviennent les informations en conflit ?
La fiche conservée a toujours la priorité. Une valeur de la fiche absorbée (téléphone, adresse, champ personnalisé) n'est reprise que si le champ correspondant est vide sur la fiche conservée. Notez avant la fusion les informations que vous voulez garder de l'autre fiche.

Un contact figurait sur les deux comptes ?
Il n'est rattaché qu'une fois au compte conservé : le doublon de rattachement est retiré.

Comment éviter les doublons à l'import ?
Voir Importer des contacts ou des comptes dans Nicoka CRM : l'import rapproche les fiches existantes avant d'en créer de nouvelles.