Programmer l'envoi du mail de retour négatif (disqualification)

🎯 Objectif

Lorsque vous disqualifiez un ou plusieurs candidats, Nicoka vous propose d'envoyer un mail de retour négatif. Cet article explique le fonctionnement de la pop-up de disqualification et comment paramétrer la date d'envoi proposée par défaut (par exemple « Demain » plutôt qu'« Aujourd'hui »).

📋 La pop-up de disqualification

Depuis le processus de recrutement d'un job, sélectionnez un ou plusieurs candidats puis cliquez sur Disqualifier. La pop-up vous permet de :

• Choisir le motif de disqualification et ajouter un commentaire ;
• Cocher Notifier pour envoyer un mail de retour négatif ;
• Choisir quand le mail doit partir : dès que possible, aujourd'hui, demain, dans 2 jours ou dans 5 jours ;
• Choisir la boîte d'envoi, le modèle d'email, puis ajuster le sujet et le corps du message.

Le mail n'est pas envoyé immédiatement : il est programmé et part automatiquement à l'échéance choisie.

🕒 Les délais d'envoi

• Dès que possible : envoi dans le quart d'heure ;
• Aujourd'hui : envoi à 17h le jour même (si la disqualification a lieu après 17h, envoi le lendemain ouvré à 9h) ;
• Demain : envoi le lendemain ouvré à 9h ;
• Dans 2 jours / Dans 5 jours : envoi à 9h, le jour ouvré correspondant.

⚙️ Changer le délai proposé par défaut

Le délai proposé par défaut dans la pop-up se paramètre étape par étape dans votre processus de recrutement :

1. Depuis la barre de menu, rendez-vous dans Paramètres (roue dentée) → Modules ;
2. Cliquez sur Paramétrage du module Recrutement, puis sur le sous-menu Jobs et enfin Processus ;
3. Ouvrez le processus concerné puis l'étape depuis laquelle vous disqualifiez vos candidats ;
4. Dans le bloc Disqualification, choisissez la stratégie de notification « avec envoi d'un email », puis sélectionnez le délai souhaité (par exemple Demain) ;
5. Vous pouvez également définir le modèle d'email et le motif de disqualification proposés par défaut à cette étape ;
6. Enregistrez.

La pop-up de disqualification proposera désormais ce délai par défaut pour les candidats disqualifiés depuis cette étape. Pensez à répéter l'opération sur chaque étape (et chaque processus) concernée.

📝 Bon à savoir

• Les candidats sans adresse email ou ayant fait valoir leur droit d'opposition ne reçoivent pas le mail : la pop-up vous les signale et vous propose d'envoyer uniquement aux candidats joignables ;
• Le motif de disqualification peut être associé à un modèle d'email spécifique, qui prend alors le dessus sur le modèle par défaut de l'étape ;
• Pour créer vos motifs, consultez l'article « Ajouter un motif de disqualification ».