Gérer les services internes
Dans Nicoka SIRH, les services décrivent l'organisation de votre entreprise : Direction, RH, Ventes, Informatique… Chaque collaborateur est rattaché à un service. Le service sert ensuite de filtre dans vos listes et vos rapports, et peut servir à attribuer des droits.
Paramétrer vos services
- Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Modules, puis cliquez sur Paramétrage sur la carte Ressources.
- Dans la rubrique Données Professionnelles, cliquez sur Services.
La liste affiche chaque service avec son Responsable, son Nb. de Collaborateurs (cliquez sur le nombre pour voir la liste des collaborateurs), son Email et, si vous utilisez des centres de coût, son Centre de coût.
- Cliquez sur Créer un nouveau service, ou sur l'icône crayon d'un service existant.
- Renseignez les champs. Seul le Libellé est obligatoire :
- Libellé : le nom du service, tel qu'il est employé dans l'entreprise. Gardez si possible les mêmes noms que dans votre logiciel de paie ;
- Responsable : le collaborateur qui dirige le service ;
- Référence : votre code interne, si vous en avez un ;
- Email : une adresse générique partagée par le service, utile par exemple pour lui confier des tâches ;
- Centre de coût : ce champ apparaît si le module Comptabilité est actif et que vous avez créé des centres de coût. Le champ Centre de profit apparaît de la même façon.
- Cliquez sur Créer.
Le bouton Traduire, sous la liste, permet de saisir le libellé des services dans d'autres langues.
Rattacher un collaborateur à un service
Le service se choisit à la création du collaborateur, champ Service du formulaire. Si vous souhaitez rendre ce champ obligatoire, contactez le support Nicoka.
Changer le service d'un collaborateur
Le service fait partie de la position du collaborateur. Pour garder la trace de ses anciens rattachements, ajoutez une nouvelle position plutôt que de modifier la position en cours.
- Sur la fiche du collaborateur, cliquez sur Données Professionnelles.
- Dans le bloc Positions, cliquez sur Ajouter une nouvelle position.
- La fenêtre Créer une nouvelle position reprend la position actuelle. Indiquez la Date Effective du changement, choisissez le nouveau Service et modifiez si besoin les autres informations (intitulé du poste, agence, responsable…). Le champ Services secondaires permet de rattacher le collaborateur à d'autres services.
- Cliquez sur Créer.
Les positions successives restent visibles dans le bloc Positions. Si la colonne Service n'y apparaît pas, ajoutez-la avec le bouton Modifier les colonnes.