Migrer vos données RH dans Nicoka SIRH
Dans le cadre du démarrage du SIRH, vous avez la possibilité d'alimenter votre nouvel outil avec l'ensemble des informations de vos collaborateurs (données personnelles et données professionnelles).
Objectifs
Le contenu de cette page a pour objectif de vous donner les informations techniques pour que la reprise de vos données RH se déroule dans les meilleures conditions.
Il est essentiel que les données RH soient correctement qualifiées et contrôlées par vos soins en amont.
1. Règles de l'import de données
1.1 Fichier Excel
L'opération de reprise des données est réalisée par l'équipe NICOKA. Un fichier Excel doit nous être transmis et il doit respecter les critères ci-dessous.
1.1.1 Une entité par onglet ou fichier
Un fichier Excel par type de données à importer avec un seul onglet par fichier.
Exemple : 1 fichier ou 1 onglet pour les collaborateurs, 1 fichier ou 1 onglets pour les postes, 1 fichier ou 1 onglet pour les mutuelles.
1.1.2 Libellés des informations
La première ligne du fichier Excel doit contenir le libellé des colonnes correspondant exactement au libellé Nicoka. Exemple : Si j'ai le libellé "Intitulé du poste" dans Nicoka, je dois retrouver en 1ère ligne la colonne "Intitulé du poste".
Une seule information par colonne. Par exemple, il faut que le NOM et Prénom soit dans deux colonnes distinctes.
1.1.3 Gestion des adresses postales
Pour les adresses postales, il faut une colonne pour numéro et nom de rue, une colonne pour le code postal et une colonne pour la ville. La région et le département sont calculés automatiquement par Nicoka, il n'est donc pas nécessaire de les renseigner.1.1.4 Mise en forme des cellules
Le fichier ne doit pas contenir
- de cellule fusionnée
- de formule (uniquement des données brutes)
Les champs de type email, numéro de téléphone, montant, date doivent comporter uniquement des valeurs lié à leur type de données. Par exemple les dates ne doivent pas contenir d'autre donnée que des dates (jj/mm/aaaa ou mm/jj/aaaa).
1.1.5 Données vides
Le fichier ne doit pas contenir de colonne ou de ligne vide. Si une information est manquante pour une cellule, il faut laisser la cellule vide (ne pas mettre de 0, N/A, ?)
1.1.6 Vérifier les doublons
Le fichier ne doit pas contenir de doublons, c'est-à-dire qu'il ne faut pas avoir 2 fois le même collaborateur dans le fichier par exemple.
1.2 Champs RH obligatoires
Point de vigilance : En amont, assurez-vous que les données soient déjà paramétrées dans NICOKA (par exemple : la plage horaire doit être paramétrée avant de faire l'import en masse).
A minima, pour renseigner votre base de données collaborateurs, il faut les informations suivantes (obligatoire) :
- Matricule (ou identifiant)
- Société
- Nom
- Prénom
- Langue de communication
- N° de Sécurité Sociale
- Date effective (= date d'embauche)
- Type de contrat
- Date de fin de contrat (pour CDD)
- Intitulé du Poste
- Plage Horaire
- E-mail du salarié (professionnel - celui qui servira d'identifiant de connexion à NICOKA)
- Responsable (Nom et Prénom du N+1)
- Profil Utilisateur (administrateur, manager, employé)
En complément, il existe également beaucoup d'autres champs : Service, CSP, Zone d'intervention...
La liste complète est disponible en téléchargeant le modèle de fichier Excel présent dans cet article.
1.3 Champs spécifiques
En fonction de vos besoins, il est possible de créer des champs spécifiques dans NICOKA que vous pouvez rattacher aux Données Personnelles ou aux Données Professionnelles.
Par exemple, la pointure de chaussure ou la taille de vêtement.
Afin de paramétrer ces champs spécifiques, accédez au Menu Principal > Modules > Ressources > Collaborateur > Champs Spécifiques.
2. Modèle fichier Excel
Nous mettons à votre disposition un modèle type de fichier Excel à télécharger, il contient l'ensemble des données importables : NICOKA _Modèle fichier Excel Données collaborateur.xlsx