Utiliser Google Meet Transcript avec Nicoka
Google Meet Transcript récupère automatiquement le transcript de vos réunions Google Meet dans Nicoka. L'IA de Nicoka en rédige un compte rendu, qui s'ajoute à la fiche des participants : candidats, contacts et collaborateurs.
Ce service est en beta. Il n'est pas activable en libre-service : son activation demande une intervention de l'administrateur de votre environnement Google Workspace et une mise en place par Nicoka sur votre instance. Contactez votre interlocuteur Nicoka ou le support (support@nicoka.com) pour en bénéficier.
1. Connecter votre compte
Une fois le service activé, chaque utilisateur connecte son propre compte. La connexion est personnelle : seules vos réunions sont récupérées.
- En haut à droite, cliquez sur vos initiales, puis sur Intégrations.
- Dans le panneau Prise de note IA, sur la carte Google Meet Transcript (marquée BETA), cliquez sur Connecter mon compte.
- Connectez-vous avec votre compte professionnel et acceptez les autorisations demandées (accès en lecture seule).
- De retour dans Nicoka, le message Le compte Google Meet Transcript est bien connecté. s'affiche.
La carte indique ensuite l'état de la connexion par une pastille de couleur : verte quand tout fonctionne, orange quand une action de l'administrateur est encore attendue, rouge quand le compte est déconnecté. Dans ce dernier cas, cliquez sur Reconnecter.
2. Pendant vos réunions
- Lancez la transcription dans Google Meet : sans transcription, il n'y a rien à récupérer.
- Planifiez de préférence la réunion dans votre agenda Google ou dans Nicoka : c'est la liste des invités qui permet de relier le compte rendu aux bonnes fiches. Une visio lancée sans événement d'agenda n'a que vous comme participant connu.
- Google met un peu de temps à générer le transcript après la réunion (jusqu'à environ une heure). Nicoka le récupère ensuite automatiquement, à la suite de l'activité de votre agenda : il n'y a pas d'heure fixe.
3. Retrouver les comptes rendus dans Nicoka
Nicoka relie le transcript aux participants de la réunion grâce à leur adresse email (ou leur numéro de téléphone), puis l'IA rédige le compte rendu :
- sur la fiche d'un candidat ou d'un contact, il apparaît dans la chronologie comme une activité Compte rendu généré par IA ; si un candidat participe, le compte rendu va sur sa fiche plutôt que sur celle des contacts ;
- chaque collaborateur participant, hors vous-même, reçoit une activité Compte rendu de réunion IA ;
- le transcript complet est joint en document, et reste consultable avec Voir le transcript complet.
Vous recevez une notification quand le compte rendu est ajouté. Si aucun participant n'est reconnu, la notification Impossible de relier le rapport généré par IA (…) à un élément vous permet de choisir vous-même la fiche.
Si la réunion était planifiée dans l'agenda Nicoka, le compte rendu y est aussi rattaché, grâce au lien de la visio. Le résumé suit alors le prompt IA défini sur le type d'événement.
4. Remplir un questionnaire à partir du compte rendu
Le compte rendu peut ensuite servir à remplir un questionnaire : évaluation d'un candidat, questionnaire CRM d'un contact ou entretien d'un collaborateur, depuis le menu de l'activité (Remplir une évaluation depuis cette réunion, par exemple). Si la réunion est rattachée à un type d'événement paramétré pour, l'évaluation du candidat ou le questionnaire du contact est même prérempli automatiquement dès l'arrivée du compte rendu.
Tout est expliqué dans Remplir un questionnaire avec l'IA à partir d'une réunion.
5. Gérer les transcriptions
Sur la carte de votre compte, le bouton Gérer les transcriptions ouvre un panneau de suivi :
- l'état de la réception automatique (Statut, Début de validité, Fin de validité, Dernière synchronisation) et le bouton Prolonger la réception automatique ;
- Récupérer via une URL : collez le lien d'une réunion (
https://meet.google.com/abc-defg-hij) pour en importer le transcript, utile si un compte rendu n'est pas arrivé ; - Récupérer les anciennes transcriptions : importez les réunions d'une période (Depuis le, Jusqu'au). Un compte rendu déjà présent n'est jamais dupliqué.
Limites connues
- 30 jours de rétention chez Google : passé 30 jours après la fin d'une réunion, Google ne l'expose plus, et elle ne peut plus être récupérée, ni par URL ni par import de l'historique.
- Seules les réunions accessibles à votre compte Google connecté sont récupérées.
- Le rattachement aux fiches repose sur les adresses email des participants : vérifiez qu'elles sont renseignées dans Nicoka.