Étape 5 - Créer un poste ou une mission

Le job, point de départ de votre recrutement

Dans Nicoka, vous suivez vos candidats au niveau du job : le poste à pourvoir ou la mission à sourcer. Selon votre paramétrage, cet objet peut s'appeler Job, Poste ou Mission dans votre espace. Cet article utilise « job », comme dans les captures.

Ouvrir la liste de vos jobs

1. Dans le menu latéral, cliquez sur Recrutement, puis sur Jobs. Votre menu peut être organisé différemment.

2. La liste de vos jobs s'affiche, avec leur compte, leur statut, la date de publication et la personne assignée.

Créer un job

Cliquez sur Créer un nouveau job. Le formulaire de création est découpé en blocs : Données d'en-tête, Détail, Adresse et Demande émanant de. Seuls les champs marqués d'un astérisque (*) sont obligatoires. Selon votre paramétrage, d'autres blocs de champs peuvent s'ajouter en bas du formulaire.

Données d'en-tête

• Type : la catégorie du job, si votre entreprise en utilise.
• Processus : les étapes de recrutement que suivront les candidats. Le processus Standard est proposé par défaut. Cliquez sur l'icône i pour afficher ses étapes. Vous pouvez adapter les étapes ou créer d'autres processus : voir l'étape 6.
• Libellé : le titre du job, par exemple « Chef de projet junior H/F ».
• Priorité : l'urgence du recrutement.
• Assigné à : le collaborateur en charge du job. Vous êtes proposé par défaut.
• Référence : votre codification interne, si vous en avez une.
• Présentation de la société (type) : choisissez une présentation déjà enregistrée ou saisissez-en une pour ce job.
• Description, Profil recherché et Avantages : le texte de votre annonce, repris lors de la publication.

Pour rédiger l'annonce plus vite, le bouton Générer avec l'IA propose un texte à partir des informations saisies, et l'icône voisine (Remplir à partir d'un modèle) reprend une annonce type. Le détail : Générer une offre d'emploi avec l'IA.

Détail

Ces informations sont facultatives. Elles enrichissent votre annonce et vos recherches : Type de Contrat, Durée de Travail, Secteur d'activité, Intitulé du poste, Télétravail, Mobilité, CSP, Niveau de formation, Nb. d'années d'exp., Salaire (et la case Afficher le salaire dans l'annonce), Entrée en fonction, Nb. de positions ouvertes, Tags, compétences et langues requises.

Adresse

Indiquez le lieu de travail. Vous n'êtes pas obligé de saisir une adresse complète : un code postal, une ville, une région ou un pays suffit. Le champ de recherche vous aide à retrouver une adresse.

Demande émanant de

Ce bloc décrit l'origine du besoin :

• Date de la demande et Service : utiles pour vos tris et votre reporting.
• Compte : rattachez le job à un client. Le bouton + crée le compte s'il n'existe pas encore.
• Visible par : par défaut, Tout le monde. Cliquez sur l'icône de modification pour réserver le job à certains collaborateurs, services ou profils. Seules ces personnes le verront dans les listes, les rapports et les tableaux de bord. C'est ainsi que vous donnez accès à un job à vos managers.

Cliquez enfin sur Créer, en bas du formulaire. Le job est créé, par défaut avec le statut Nouveau, et vous arrivez sur sa page de processus.

La page de processus

C'est ici que vous suivez les candidats du job, étape par étape. Vous pouvez changer d'affichage avec Colonnes, Tuiles, Tableau ou Tous les Candidats.

Le bouton Ajouter des candidats vous permet notamment de créer un candidat (Ajouter un candidat) ou d'importer des CV (Importer des CV). La pastille de statut, à côté du titre, permet de faire évoluer le job (par exemple de Nouveau à En Cours).

La fiche du job

Cliquez sur le titre du job (ou sur l'icône crayon) pour ouvrir sa fiche. Vous pouvez y modifier ou compléter les informations saisies à la création.

La barre de boutons, de gauche à droite :

• l'icône candidats (Candidatures) : revient à la page de processus ;
• Prévisualiser : affiche l'annonce telle que les candidats la verront. Ce bouton n'apparaît que tant que le job n'est pas publié ;
• l'icône Copier : crée un nouveau job à partir de celui-ci ;
• Formulaire de candidature : voir plus bas ;
• l'imprimante (Export PDF) : génère un document à partir d'un de vos modèles, si vous en avez ;
• l'icône lien (Lien vers l'annonce) : ouvre l'annonce publiée. Elle n'apparaît qu'une fois le job publié ;
• Actions : Rapport détail, Historique des modifications, Je vérifie la conformité de mon offre… ;
• Multi-Diffusion (job publié) : Diffuser mon poste sur vos jobboards et Renouveler les diffusions ;
• Fermer : clôture le job, par exemple une fois le poste pourvu ;
• Publier ou Annuler la publication.

Les onglets regroupent les Informations du job, ses Activités, ses Documents, les Accès clients (ou Accès managers si le job n'est rattaché à aucun compte) et les Logs Diffusion, l'historique des diffusions sur les jobboards. D'autres onglets peuvent s'ajouter selon les modules activés, comme Commandes et Factures.

Publier le job sur votre site carrière

1. Sur la fiche du job, cliquez sur Prévisualiser pour relire l'annonce.
2. Si tout est correct, cliquez sur Publier, en haut à droite.

3. La fenêtre Publier rappelle le lien public de l'annonce. Ce lien est accessible sans compte Nicoka : vous pouvez le partager sur les réseaux sociaux ou dans vos emails. Si votre entreprise a paramétré une diffusion automatique, la fenêtre liste aussi les jobboards concernés.
4. Cliquez sur Publier pour confirmer.

Votre annonce est en ligne sur votre site carrière. Pour l'ouvrir, cliquez sur l'icône Lien vers l'annonce de la fiche. Les candidats postulent avec le bouton Postuler et peuvent partager l'annonce sur leurs réseaux sociaux.

Pour retirer l'annonce, cliquez sur Annuler la publication : les candidats ne peuvent plus postuler et le job disparaît de votre site carrière. Pour diffuser le job sur des jobboards : Configuration de la multi-diffusion.

Choisir le formulaire de candidature

Par défaut, les candidats postulent avec le formulaire standard. Pour leur poser des questions complémentaires :

1. Sur la fiche du job, cliquez sur Formulaire de candidature.
2. Choisissez un modèle dans la liste Formulaire de candidature, puis cliquez sur Sauvegarder. Si vous n'avez pas encore de modèle, cliquez sur Créer un modèle de formulaire de candidature.

Pour en savoir plus : Créer un formulaire de candidature.

Pour envoyer sa candidature, le candidat doit accepter votre politique de confidentialité et le traitement de ses données personnelles. Durée de conservation, renouvellement du consentement : voir Recrutement et Gestion du RGPD.

Les premiers pas avec l'ATS

• Étape 1 : Se connecter à son espace Nicoka
• Étape 2 : Votre espace Nicoka
• Étape 3 : Connecter sa boîte mail
• Étape 4 : Installer l'extension Chrome et importer un candidat
• Étape 5 : Créer un poste ou une mission
• Étape 6 : Mettre à jour le processus de recrutement
• Étape 7 : Exclure votre nom de domaine des analyses d'emails entrants